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オフィス移転のスケジュールは?作業の流れと成功ポイントを解説

投稿日:2023年12月21日
更新日:2023年12月21日

段ボール箱に観葉植物を入れようとしている男性

会社からオフィス移転の担当者に抜擢されたものの、初めての作業ばかりで何から始めたらいいのか分からないという方もいるのではないでしょうか。

オフィス移転をする際は、コスト削減や働きやすい環境の整備など、何を目的に行うのかという点を考えることが非常に大切です。しっかりと目的を決めた上で、オフィス移転のスケジュールを組みましょう。

当記事では、オフィス移転のスケジュール感や作業の流れにくわえて、移転を成功に導くために押さえておきたいポイントについて解説します。

オフィス移転のスケジュール感は半年~1年程度が目安

企業のオフィス移転は、単にオフィスを引っ越しするだけではなく、新オフィスや引っ越し業者の選定、荷物の梱包など多くの準備が必要です。現オフィスの解約通知や原状回復工事も行わなければなりません。

オフィス移転のスケジュール感は、準備期間を含めて半年~1年程度が目安です。半年より前からオフィス移転計画を立てて、移転予定日に滞りなく移転ができるように順序良く準備を進めましょう。

ただし、実際のオフィス移転のスケジュールは、オフィス規模や移転内容によって異なります。自社のケースでは移転にどの程度の期間・準備がかかるかを事前に考えて、オフィス移転のスケジュールを考えることが大切です。

スケジュールに沿ったオフィス移転作業の流れ

オフィス移転をスムーズに進めるには、実際のオフィス移転に必要な作業内容や流れを把握した上で計画を立てましょう。

以下では、オフィス移転のスケジュール感の目安として、6~8か月前から準備を進める場合の移転作業の流れを紹介します。

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6~8か月前|目的の決定やスケジュール作成

まずは、オフィス移転の目的を明確にするところから始めます。

オフィス移転の目的は、現オフィスの課題・問題点を洗い出して設定しましょう。例として「企業規模が大きくなってオフィスが手狭になった」場合は「より広いオフィスへの移転」を目的に設定します。

目的が決まったら、新オフィスの条件出しをします。「デスク間隔にゆとりを持てる広さ」や「複数チームが同時に使える会議室」などが条件出しの例です。

オフィス移転の目的と新オフィスの条件出しができた後は、新オフィスでの営業開始日から逆算して移転準備のスケジュールを作成します。

4~6か月前|現オフィスの解約通知や新オフィス選定

オフィス移転6か月前には、現オフィスの解約通知と原状回復の確認をします。オフィスビル契約は、一般的に解約予告期間を6か月前程度で設定しているため、忘れずに解約通知書を送りましょう。

現オフィスの解約通知と並行して、新オフィスを選定します。新オフィス選定では、物件そのものが移転目的を達成できるかという点はもちろん、賃料や周辺環境も加味しながら選ぶことが大切です。

新オフィスを選定した後は、オフィスレイアウトを検討します。オフィスデザインや内装、デスク配置などについて社内で要望を募り、オフィスの機能性や従業員の働きやすさを考慮してレイアウトを決めてください。

オフィスレイアウトが難しい場合は、オフィス移転の専門業者に頼ることも1つの方法です。

2~4か月前|必要什器や引っ越し業者の選定

オフィス移転4か月前には、オフィス什器・OA機器の選定が必要です。新オフィスに必要な什器について、現オフィスから運び出すか、新しく購入するかを検討します。

移動する荷物の量がある程度把握できたら、引っ越し業者を決めます。オフィス移転の引っ越し業者は、下記のポイントで選びましょう。

  • オフィス什器やOA機器などの大型荷物に対応できるか
  • 引っ越し希望日に予約を入れられるか
  • 廃棄物の引き取りサービスがあるか
  • 引っ越し料金が移転費用の予算内に収まるか

引っ越し費用をなるべく抑えたい場合は、料金見積もりをしっかりと取ることが大切です。複数の引っ越し業者に見積もり依頼を出して、各費用の内訳を確認しながら、予算的に納得できるところを選びましょう。

引っ越し業者によっては、オプションサービスで不用品回収や電話・インターネット回線の工事に対応しているところもあります。別の専門業者に依頼するよりも手間がかからない可能性があるため、オプションも併せて確認するのがおすすめです。

実際に依頼する場合は費用の安さだけではなく、アフターフォローの充実度やオフィス移転の実績の豊富さなども加味すると、よりよい引っ越し業者の選定につながります。

また、2か月前には電話回線の移設手配や、現オフィスの原状回復工事の依頼をします。取引先や顧客に届ける移転の挨拶状も、2か月前あたりから作成し始めるとよいでしょう。

当日~2か月前|新オフィスの工事・搬入や各種届出の提出

オフィス移転2か月前には、新オフィスの工事や新規購入什器の搬入などを進めます。

主な工事内容は、以下の通りです。

  • 天井・床・壁などの内装工事
  • コンセント増設などの電気設備工事
  • 電話やインターネットの開通工事  など

新オフィスの工事は、基本的に複数の専門業者に依頼して進めます。中でもインターネット開通工事は、工事期間に1か月ほどかかるケースがあるため、早めに工事を手配しましょう。

挨拶状送付や各種届出の提出も、引っ越し当日までに終わらせる必要があります。

オフィス移転における主な届出書類と届出先は、以下の通りです。

  • 郵便局への転居届
  • 銀行への住所変更届
  • 法務局への移転登記申請書
  • 税務署への異動届出書、給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
  • 年金事務所への健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更(訂正)届
  • 労働基準監督署への労働保険名称、所在地変更届
  • 都道府県税事務所への住所変更の届出
  • 公共職業安定所への雇用保険事業主事業所各種変更届 など

手続き・届出に漏れがないよう、チェックリストを用意して事前準備しておくのがおすすめです。

移転後|原状回復工事とオフィス運用

新オフィスへの移転後は、旧オフィスの原状回復工事と明け渡しを行います。

原状回復工事の内容は、オフィスを借りるときに交わした賃貸借契約書に明記されている場合があります。原状回復工事での回復範囲や施工業者が指定されているケースもあるため、事前に確認しておくとよいでしょう。

また、新オフィスでの業務を通じて、オフィスの改善を進めることも重要です。オフィスに使いにくい設備や空間がないか、業務に支障が発生していないかを従業員へのアンケート調査や面談などで確認し、問題点の洗い出しと改善を実施します。

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オフィス移転を成功に導くために押さえておきたいポイント

オフィス移転には多くの準備が必要であり、時間・費用・労力もかかります。オフィス移転を成功に導くためには、以下に挙げる3つのポイントを押さえましょう。

オフィス移転の目的を明確化する

自社に合う新オフィスを選定するには、オフィス移転の目的を明確化することが大切です。

オフィス移転の目的には業務拡大や業務効率化・生産性向上、テレワーク導入を含めたオフィス環境の見直し、固定費などのコスト削減があります。「オフィス移転で何を解決・実現したいか」という方針を定めなければ、適切な新オフィスを選べません。

明確化したオフィス移転の目的を従業員にも共有すると、オフィスに求める条件や意見を募りやすくなります。

オフィス移転の流れを把握し、具体的なスケジュールを立てる

オフィス移転の当日が近づくとオフィス移転作業が多くなり、通常の業務内容は停滞します。業務の停滞期間をなるべく短くするために、オフィス移転は計画的に進めなければなりません。

オフィス移転の流れを把握し、具体的なスケジュールを立てると、オフィス移転を計画的に進められます。移転当日までのスケジュールは、1か月単位で立てるのがおすすめです。

チェックリストを用意して必要な作業を洗い出す

オフィス移転準備の各工程では、現オフィス解約と新オフィスや引っ越し業者の選定、官公庁への各種届出など多くの作業が発生します。やり忘れが発生すると以降の工程がスムーズに進まない可能性があるため、チェックリストを用意して必要な作業を洗い出しましょう。

チェックリストは工程ごとに用意し、現状で必要な作業の確認や実行済みのチェックを都度行えるようにします。リストを漏れなくチェックしたら、オフィス移転は完了です。

まとめ

オフィス移転のスケジュール感は、一般的に半年~1年程度と言われていますが、実際にはオフィス規模や移転内容によって変動します。余裕を持って進めるなら、準備期間に1年程度確保しておきましょう。

準備期間では、まず移転目的を明確にすることが大切です。その上で新オフィスや引っ越し業者の選定、現オフィスの解約通知や原状回復工事の確認などを並行して進めます。

オフィス移転では、ある程度長い期間を要するだけでなく手続き関連の作業も多いため、チェックリストで作業項目・工程を整理しつつスケジュールを立てるとよいでしょう。

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