レンタルオフィスの選び方は？個室（1人用～10人用）・防音対策・コストなどを検討しよう
個人事業主の方やこれから起業をお考えの方で、レンタルオフィスを利用しようと思っている方も多いでしょう。通常の貸しオフィスに比べて低コストで利用できるため、特に起業したばかりで資金に余裕がない方にとっては最適だと言えます。
しかし、レンタルオフィスと言っても千差万別。どれを選んだらいいのか迷うかもしれません。そこで、レンタルオフィスの選び方についてご紹介します。
レンタルオフィスとは
レンタルオフィスとは、通常の貸しオフィスと比較して初期費用(敷金・礼金など)や毎月の賃料が安く、低予算で借りることができるオフィスのことです。また、仕事に必要なデスクやイス、プリンターやインターネット回線などがあらかじめ完備されているところが多く、事前に購入する手間が省けます。オフィスの内装も整備されているため工事をする必要はありません。
このように、低コストかつ利便性に優れていることから、近年では起業を考えている方を中心に利用者が急増しています。
レンタルオフィスを利用する目的
レンタルオフィスを利用する目的は人によって異なりますが、
- 立ち上げた事業が軌道に乗るまで、コストを抑えてオフィスを持ちたい
- できるだけ早く仕事を始めたいので、すぐにオフィスが欲しい
- 開業する際に自宅住所を名刺に書く事に抵抗がある
などが挙げられます。
もし、上記のような目的がある場合、レンタルオフィスはあなたにとって最適な選択肢になるはずです。
各レンタルオフィスの特徴を理解しよう
レンタルオフィスを利用する際には、前もって各オフィスの特徴を理解することが大切です。近年では、インターネットによってレンタルオフィスの情報やサービス内容を簡単に調べることができます。たとえば、
- コスト
- 立地条件
- セキュリティ
- 電話対応、受付対応の有無
などです。そのため、もしレンタルオフィスを利用しようと考えたら、上記のような特徴を踏まえたうえで、自分のニーズに合うところを選びましょう。
レンタルオフィスの選び方
通常の貸しオフィスと比べて多くの利点があるレンタルオフィスですが、どうやって選べばいいのか分からないという方も多いでしょう。そこで、レンタルオフィスの選び方について、押さえておくべきポイントを9つ挙げてみました。
1. コストとサービスのバランス
現在では、東京などの大都市圏でもコスト的にリーズナブルなレンタルオフィスが多くあり、なかには毎月の賃料が月4万円以下のところも存在します。そのため、初期費用のみならず、ランニングコストを大幅に削減することもできます。
しかし、ここで気になるのはサービスとのバランスです。いくら料金が安くても、サービスの質が悪いと、契約後に後悔することになるので注意しましょう。
レンタルオフィス最大のメリットは設備と場所がセットになっていることですが、なかには設備が不十分なレンタルオフィスもあります。その場合、結局自分で設備を購入したり契約したりしなければならず、結局月々の支払が想定していた金額よりも高額になってしまうことがあります。
現在では、応接室・会議室のレンタルサービス、電話応対サービスなど、便利なサービスが付加されているところも多くあります。どんなサービスが必要かを事前に把握したうえで、料金とサービスが見合っているかをチェックしながらオフィス選びを行うと、コストとサービスのバランスが良いレンタルオフィスを選べます。
2. オフィスの広さ
次にレンタルオフィスをチェックするうえで大切なのが、広さです。狭すぎても業務に支障をきたしますし、広すぎても無駄になります。そのため、どんなタイプの広さがあるかを把握しておき、レンタルオフィスを選ぶときに役立てましょう。
基本的に、オフィスの広さは使用する人数別に、3つのタイプに分けることができます。
1人用タイプ
1人で利用するときにおすすめのレンタルオフィスです。だいたい1坪くらいのスペースで、カプセルホテルの部屋と同じくらいの大きさです。あまり広くないため、OA機器などの配置には注意が必要です。もちろん1人用なので、来客には対応できませんし、商品の在庫を保管しておく場所もありません。
2～5人用タイプ
2人から5人くらいの少人数で利用するタイプのレンタルオフィスです。広さはだいたい7坪から15坪くらいが一般的で、1人用タイプより広々としています。人だけであれば10人ほどは入るので、荷物やOA機器などを置く余裕があるのがメリットです。人数によって好みの使い方ができる広さです。
10人～タイプ
8人から12人くらいの大人数で利用するタイプのレンタルオフィスです。広さはおよそ15坪くらいが標準で、小学校の教室とほぼ同じくらいです。このような広めのオフィスの場合、サーバールームなどの大型の機材を設置することができます。
オフィス内に仕切りを設けて来客専用のスペースも設けられますし、大型の商品の在庫も保管できます。ある程度人数がいても開放感のあるオフィスになるため、良い仕事環境の中で仕事をしたい場合にもおすすめです。
3. 防音対策の有無
レンタルオフィスを借りるうえで、防音性がどれほどあるかという点も気になるはずです。隣の部屋の音が常に聞こえる状態では仕事に集中できず、生産効率が下がってしまいます。仕事を円滑に進めるためにも、防音対策は重要です。
また、隣の音が聞こえるということは、隣にこちらの音も漏れているということです。取引先と電話をしたときに、取引先の情報が隣に漏れてしまうと、セキュリティ問題にもなりかねません。特に業務上、電話を使用することがある場合には、防音対策がされているかどうかしっかりチェックしましょう。
4. ブースタイプか完全個室か
一般的なレンタルオフィスは個室空間になっていますが、仕切りの方法によって2つのパターンに分けられます。ここではそれぞれのメリット・デメリットをご紹介します。
【ブースタイプ】
壁と天井の間に隙間が空いているのが「ブースタイプ」のレンタルオフィスです。完全に仕切られていないため、開放感があることがメリットですが、その一方で上部が空いているため外からの会話や雑音が聞こえてしまうデメリットがあります。
個人情報などを扱う電話をする場合には、セキュリティ問題も発生する可能性があるので、そういった問題が起こらない業務の人に適しています。
【完全個室タイプ】
天井まで隙間がなく完全に密封されているのが「完全個室タイプ」のレンタルオフィスです。上部が密封されているため防音性に優れています。各部屋に空調機器があるため、自身で温度調節が可能なこともメリットです。
一方で、ブースタイプより賃料が少し高めに設定されていることが多いです。ただし、セキュリティ問題が起きるリスクを考えると、高めの賃料を払う価値はあると言えます。周囲の雑音に集中力を左右されない利点もあるため、コストと生産性、リスクのバランスを考えて選びましょう。
5. 利用可能時間
レンタルオフィスを利用する際に見落としがちなのが、利用時間です。24時間年中無休で利用できるオフィスがある一方で、同じ区画のレンタルオフィスを利用している会社のセキュリティを一括で管理・保全するために、利用時間が○時～○時までとあらかじめ決められているオフィスもあります。たとえば「24時間利用できると思って契約したのに、実際は深夜の時間帯は使えなかった…」というケースは少なくありません。
この事項は運営会社やオフィスによって異なるため、もし早朝や深夜など、時間を気にせずオフィスを利用したい場合は、契約する前に必ず利用時間についてチェックしておきましょう。24時間365日利用可能なレンタルオフィスは、個別にカードキーやセキュリティキーを配布するなどして、個別にセキュリティ管理を行っているケースがほとんどです。
6. セキュリティ対策
情報漏洩や個人情報の流出は現代において特に警戒すべきリスクです。情報漏洩や個人情報の流出は、全てWeb上のハッキングが原因というわけではありません。オフィスの鍵が無施錠だったり、電話口を盗み聞きされたりすることも原因になり得ます。そのため、セキュリティ対策がしっかりされているかどうかは、レンタルオフィスを選ぶときに重視すべきポイントの一つです。
特に、レンタルオフィスは不特定多数の方々が出入りします。以下のような堅固な防犯対策が実施されているオフィスを選びましょう。
- 専用のカードキーによる入退室管理
- 警備員の巡回や防犯カメラによる不審者のチェック
- 盗難防止用のカギ付ロッカー
その他にも、インターネットを利用して積極的に仕事を行うのであれば、ネットワークのセキュリティ対策も念頭に置く必要があります。市販のセキュリティツールを導入するなど、自衛策を講じましょう。
7.退去通知の期間
個人事業主として独立・開業してレンタルオフィスを利用するとき、退去が簡単にできないと何かと不便です。特に事業が急成長する可能性を秘めている場合であればあるほど、退去や移転が簡単にできるレンタルオフィスを選びましょう。
たとえ毎月の家賃や初期費用などがリーズナブルでも、退去の通知期間が長いと、いざオフィス移転をしようと考えてもなかなかできませんし、移転ができないがために、事業を拡大するチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。
長く事業を行ってきて安定した操業をしているケースであればそこまで問題ないですが、起業したばかりで、事業の将来が不透明な場合は、できる限り退去通知の期間が短いところを選ぶと良いでしょう。
8.更新料や原状回復費用の有無
レンタルオフィスは賃料や保証金の他にも、更新料を請求されるところが多いですが、契約書には更新料が記載されていないこともあります。一般的には賃料の1ヶ月分ですが、想定外の更新料を請求されてしまうケースもあるので、ランニングコストを極力抑えたい方は、更新料無料のレンタルオフィスを選ぶと良いでしょう。
他にも、退去する際には原状回復のルールに従って、借りた当時の綺麗な状態にする必要があります。原状回復費用が別途にかかる場合がほとんどで、レンタルオフィスによっては数十万円にのぼることも少なくありません。後になって後悔しないためにも、契約時に原状回復費用の有無についても確認しておきましょう。また、もし原状回復費用がある場合には平均でいくらほどかかるものなのか聞いておきましょう。
9. オフィスの立地
レンタルオフィスを選ぶときに「立地」は非常に重要です。駅から近く、アクセス良好な場所にあるとクライアントも訪問しやすく、一等地にオフィスがあることで信頼性がアップします。
また、単に駅に近いのみではなく、スムーズに歩くことができる道であるかどうか、周辺の治安は悪くないか、といった点も重要です。さらに、オフィス周辺に銀行や郵便局などが営業していれば、急な現金の支払時にも便利です。
特にレンタルオフィスは通常のオフィスを購入する場合よりも安価で好立地のオフィスを利用できるのが大きなメリットなので、まずは立地が良いかどうかで借りるかどうか決めても良いでしょう。レンタルオフィスを探して気になる物件を見つけたら、実際に現地まで行ってアクセス状況や周辺の環境を見てみることをおすすめします。
以上のポイントを押さえてレンタルオフィスを探すと、ピッタリなところを見つけられるでしょう。
レンタルオフィスなら天翔オフィスがイチ押し！
もし都内でレンタルオフィスをお探しなら、天翔オフィスをぜひご検討ください。天翔オフィスでは、東京都内の一等地(新宿区・渋谷区・港区・千代田区など)にレンタルオフィスを構えており、以下のような特徴があります。
1. 初期費用が格安！
初期費用は１人用のお部屋は入室契約金5万円(税抜)、２人以上のお部屋は入室契約金10万円(税抜)に、初月のお家賃のみと非常にリーズナブルです。さらに仲介手数料、保証金、礼金、敷金などは一切要りません。
2. 法人登記が可能
天翔オフィスでは通常のオフィスと同じように、法人登記が可能です。そのため起業しようとお考えの方でも安心です。
3. 充実したサービス
会議室の利用(時間制限あり)、インターネット、水道光熱費、充実した設備(シュレッダー、専用ポスト、宅配ボックス)などが利用可能です。そのため、多くのランニングコストを削減することができます。
天翔オフィスはデスクとチェアを無料で貸し出ししておりますので、人員の増減等の際に非常に便利です。ご希望の際は、スタッフがお部屋までお持ちします。また、その他のオフィス家具がご入用の場合は、お客様ご自身で持ち込みいただけますので、レンタルオフィスですが、よりご自身の色を強く出せるオフィス環境を整えることが出来ます。
複合機(コピー・ファクシミリ)に関しては、各オフィス内に共用として準備しておりますので、ご自由にお使いいただけます。※印刷した場合は、料金が別途発生致します。
4. 防音性
天翔オフィスは各お部屋を隔てるパーテーションの中に防音材が入っております。
まとめると、
- 会議室の利用
- インターネットの利用
- 充実した設備 (ラウンジ・専用ポスト・宅配ボックスなど)の利用
- デスクとチェアのレンタル
- 水道光熱費
- お部屋への電話回線設置済
- 共有スペースの清掃（天翔オフィス社員による清掃・月～金まで）
このような充実したサービスが利用可能です。
総合的に見てもコストパフォーマンスや利便性の面で、非常に使いやすいオフィスになっております。ご興味がありましたら、ぜひ一度お問い合わせください。
