フリーアドレス制とは？メリット・デメリットや導入事例を紹介

• 投稿日:2023年12月21日　
  更新日:2023年12月21日

社会情勢の変化や働き方改革を受けて、オフィスにフリーアドレス制の導入を検討する企業が増加傾向にあります。

フリーアドレス制を導入すれば、部署間のコミュニケーションの活発化や業務効率・生産性の向上などが期待できるでしょう。一方で、導入コストが発生する点やマネジメントが煩雑化する点はデメリットの1つです。

当記事では、フリーアドレス制とは何か説明した上で、企業がフリーアドレス制を導入するメリット・デメリット、実際の導入事例について解説します。

フリーアドレス制とは？

フリーアドレス制とは、オフィス内で固定席を持たずに、社員それぞれが自由に好きな席で働く制度またはオフィススタイルのことです。フリーアドレス制を実現するには、ノートパソコンやペーパーレス化の導入が必要となります。

これまで持っていた自席をなくすことで、他部署の社員とコミュニケーションを取ったり1人で集中する時間を作ったりと、その日の仕事の状況に合わせた働き方が可能です。

フリーアドレス制の導入は、社員の多様な働き方や新たなイノベーションが期待できます。

企業がフリーアドレス制を導入するメリット

社員の多様な働き方に応えるフリーアドレス制は、結果的に企業側にも多くのメリットが感じられるワークスタイルです。以下では、企業がフリーアドレス制を導入する3つのメリットについて解説します。

部署の垣根を超えてコミュニケーションを図れる

フリーアドレス制を導入することで、部署の垣根を超えてコミュニケーションを図りやすくなります。

従来の自席を持つスタイルでは、どうしても同じ部署の社員との関わりが多く、凝り固まった考えになる人も少なくありません。フリーアドレス制を導入して、他部署の社員と交流することで、違った視点からのアイデア創出が期待できます。

フリーアドレス制は、違う部署の社員との交流を図る機会となるのにくわえて、上司と部下の距離を縮めるチャンスです。物理的な距離が近くなると、上司に相談したり部下の悩みを聞いたり、社員同士の相互理解を深める場として機能します。

部署の垣根を超えてコミュニケーションを図れるフリーアドレス制は、ノウハウの共有や信頼関係の構築などに大きな意味を持ちます。

業務効率化や生産性向上が期待できる

業務効率化や生産性向上のために、フリーアドレス制を導入する企業も少なくありません。

他部署と連携したりプロジェクトごとにチームを組んだりして、業務を進める企業にとって、フリーアドレス制はおすすめの選択肢です。同じ業務にあたる社員が近い距離で仕事をすることで、ちょっとした相談やミーティングを気軽に行えます。

一方、1人で黙々と作業に取り組みたい人にとっても、フリーアドレス制はメリットのあるワークスタイルです。業務に集中できる個室や、高さ調節可能な椅子・机など、多様な席を用意すると、快適な仕事環境を選びやすいでしょう。

ほかの社員と連携して進める日、1人で作業を進める日など、社員自らが働きやすい環境作りを進めることで、業務効率化や生産性向上が期待できるのも大きなメリットです。

オフィススペースを有効活用できる

オフィススペースを有効活用できるのも、フリーアドレス制を導入するメリットの1つです。営業の外回りや定期的なリモートワークの利用によって、日中席を空けている社員が多い場合、フリーアドレス制度を導入すれば、全社員分の座席数を用意する必要がありません。

空席を減らして省スペース化を図れば、空いたスペースにミーティング用の会議室を作ったり、集中作業できる個室を作ったりと、オフィス環境の幅が広がります。また、コンパクトな場所へのオフィス移転も考えられるでしょう。

フリーアドレス制を導入することで、デッドスペースをなくして、社員の働きやすいオフィススペースへの有効活用が期待できます。

企業がフリーアドレス制を導入するデメリット

フリーアドレス制の導入には多くのメリットがあるものの、企業によっては馴染まないと感じる場合も考えられます。企業がフリーアドレス制を導入するデメリットをしっかりチェックして、自社に合うか検討しましょう。

導入コストが発生する

フリーアドレス制を導入する際、初期コストが発生する点は念頭に置いておきましょう。オフィススペースのレイアウト変更やオフィス家具・ノートパソコンといった備品購入など、大きな経済的コストが発生します。

現在のネットワークシステムによっては、クラウドサービスや新たなシステムの導入と、システム環境の整備について検討する必要があります。

また、導入コストは経済面だけではありません。新しい制度を導入するための社内ルールの設定やオフィスの模様替えなど、人的・時間的コストも発生します。

フリーアドレス制は、長期的に見ればメリットが多いものの、導入時にさまざまなコストが発生する点がデメリットです。

マネジメントが難しくなる

フリーアドレス制を導入することで、従来よりもマネジメントが難しいと感じる可能性があります。

自由に自席を決められるフリーアドレス制では、誰がどの席にいるのか把握しづらくなります。従来であれば、固定席で働く部下・上司にすぐ声をかけられたのに、どこにいるのか探さなければならない手間がフリーアドレス制の懸念点です。

また、社内コミュニケーションを苦手に思う社員にとっては、自席がないことへ不安やストレスを抱えることも考えられます。

その日使用する席を把握するためには、在席を管理するシステムやチャットツールの導入が解決策となります。部下のマネジメントについては、業務の進捗管理ができるシステムの導入のほか、個別の声かけが大切なポイントです。

個人の持ち物管理に工夫が求められる

自席を持たないフリーアドレス制では、個人の持ち物管理に工夫が求められます。従来であれば自分のデスクに保管していた、文房具や業務上の書類などの置き場所を考えなければなりません。

業務に関する道具や備品の使用が多い職種だと、移動の際の社員への負担が大きくなります。また、移動回数が多いと個人情報の記載された大切な書類や、機密情報が記された書類などをどこかに置き忘れて紛失する恐れも考えられます。

業務用の荷物だけでなく、個人の持ち物の管理方法やトラブル回避の運用ルールも重要です。フリーアドレス化に向けてオフィススペースを整備する際は、個人ロッカーや書類を運ぶためのバッグ、専用備品を取り付けたデスクの用意なども視野に入れる必要があります。

フリーアドレス制導入の成功事例

ここからは、実際にフリーアドレス制を導入して成功した2社の事例を紹介します。

フリーアドレス制によって成功するためには、自社に合うオフィスづくりを考えることも大切です。導入目的やメリットを再確認し、どういった形でフリーアドレス化していくかを検討しましょう。

まとめ

オフィス内に社員の固定席を設けず、自由な席で業務できるフリーアドレス制は、社員間のコミュニケーションを活性化し、業務効率化や生産性向上が期待できます。しかし、このフリーアドレス制によるメリットを享受するには、自社に合ったオフィスづくりを考えることが重要なポイントです。

フリーアドレス制を導入する目的や、導入後のイメージが定まっていないと、かえってマネジメントや個人の持ち物管理が煩雑になりかねません。導入コストだけかけて制度廃止という結果にならないように、実際にフリーアドレス制を導入した企業の成功事例を参考にしながら、検討することをおすすめします。