レンタルオフィスの使い方一覧

社会情勢の変化や働き方改革を受けて、オフィスにフリーアドレス制の導入を検討する企業が増加傾向にあります。 フリーアドレス制を導入すれば、部署間のコミュニケーションの活発化や業務効率・生産性の向上などが期待できるでしょう。一方で、導入コストが発生する点やマネジメントが煩雑化する点はデメリットの1つです。 当記事では、フリーアドレス制とは何か説明した上で、企業がフリーアドレス制を導入するメリット・デメリット、実際の導入事例について解説します。 フリーアドレス制とは？ フリーアドレス制とは、オフィス内で固定席を持たずに、社員それぞれが自由に好きな席で働く制度またはオフィススタイルのことです。フリーアドレス制を実現するには、ノートパソコンやペーパーレス化の導入が必要となります。 これまで持っていた自席をなくすことで、他部署の社員とコミュニケーションを取ったり1人で集中する時間を作ったりと、その日の仕事の状況に合わせた働き方が可能です。 フリーアドレス制の導入は、社員の多様な働き方や新たなイノベーションが期待できます。 企業がフリーアドレス制を導入するメリット 社員の多様な働き方に応えるフリーアドレス制は、結果的に企業側にも多くのメリットが感じられるワークスタイルです。以下では、企業がフリーアドレス制を導入する3つのメリットについて解説します。 部署の垣根を超えてコミュニケーションを図れる フリーアドレス制を導入することで、部署の垣根を超えてコミュニケーションを図りやすくなります。 従来の自席を持つスタイルでは、どうしても同じ部署の社員との関わりが多く、凝り固まった考えになる人も少なくありません。フリーアドレス制を導入して、他部署の社員と交流することで、違った視点からのアイデア創出が期待できます。 フリーアドレス制は、違う部署の社員との交流を図る機会となるのにくわえて、上司と部下の距離を縮めるチャンスです。物理的な距離が近くなると、上司に相談したり部下の悩みを聞いたり、社員同士の相互理解を深める場として機能します。 部署の垣根を超えてコミュニケーションを図れるフリーアドレス制は、ノウハウの共有や信頼関係の構築などに大きな意味を持ちます。 業務効率化や生産性向上が期待できる 業務効率化や生産性向上のために、フリーアドレス制を導入する企業も少なくありません。 他部署と連携したりプロジェクトごとにチームを組んだりして、業務を進める企業にとって、フリーアドレス制はおすすめの選択肢です。同じ業務にあたる社員が近い距離で仕事をすることで、ちょっとした相談やミーティングを気軽に行えます。 一方、1人で黙々と作業に取り組みたい人にとっても、フリーアドレス制はメリットのあるワークスタイルです。業務に集中できる個室や、高さ調節可能な椅子・机など、多様な席を用意すると、快適な仕事環境を選びやすいでしょう。 ほかの社員と連携して進める日、1人で作業を進める日など、社員自らが働きやすい環境作りを進めることで、業務効率化や生産性向上が期待できるのも大きなメリットです。 オフィススペースを有効活用できる オフィススペースを有効活用できるのも、フリーアドレス制を導入するメリットの1つです。営業の外回りや定期的なリモートワークの利用によって、日中席を空けている社員が多い場合、フリーアドレス制度を導入すれば、全社員分の座席数を用意する必要がありません。 空席を減らして省スペース化を図れば、空いたスペースにミーティング用の会議室を作ったり、集中作業できる個室を作ったりと、オフィス環境の幅が広がります。また、コンパクトな場所へのオフィス移転も考えられるでしょう。 フリーアドレス制を導入することで、デッドスペースをなくして、社員の働きやすいオフィススペースへの有効活用が期待できます。 企業がフリーアドレス制を導入するデメリット フリーアドレス制の導入には多くのメリットがあるものの、企業によっては馴染まないと感じる場合も考えられます。企業がフリーアドレス制を導入するデメリットをしっかりチェックして、自社に合うか検討しましょう。 導入コストが発生する フリーアドレス制を導入する際、初期コストが発生する点は念頭に置いておきましょう。オフィススペースのレイアウト変更やオフィス家具・ノートパソコンといった備品購入など、大きな経済的コストが発生します。 現在のネットワークシステムによっては、クラウドサービスや新たなシステムの導入と、システム環境の整備について検討する必要があります。 また、導入コストは経済面だけではありません。新しい制度を導入するための社内ルールの設定やオフィスの模様替えなど、人的・時間的コストも発生します。 フリーアドレス制は、長期的に見ればメリットが多いものの、導入時にさまざまなコストが発生する点がデメリットです。 マネジメントが難しくなる フリーアドレス制を導入することで、従来よりもマネジメントが難しいと感じる可能性があります。 自由に自席を決められるフリーアドレス制では、誰がどの席にいるのか把握しづらくなります。従来であれば、固定席で働く部下・上司にすぐ声をかけられたのに、どこにいるのか探さなければならない手間がフリーアドレス制の懸念点です。 また、社内コミュニケーションを苦手に思う社員にとっては、自席がないことへ不安やストレスを抱えることも考えられます。 その日使用する席を把握するためには、在席を管理するシステムやチャットツールの導入が解決策となります。部下のマネジメントについては、業務の進捗管理ができるシステムの導入のほか、個別の声かけが大切なポイントです。 個人の持ち物管理に工夫が求められる 自席を持たないフリーアドレス制では、個人の持ち物管理に工夫が求められます。従来であれば自分のデスクに保管していた、文房具や業務上の書類などの置き場所を考えなければなりません。 業務に関する道具や備品の使用が多い職種だと、移動の際の社員への負担が大きくなります。また、移動回数が多いと個人情報の記載された大切な書類や、機密情報が記された書類などをどこかに置き忘れて紛失する恐れも考えられます。 業務用の荷物だけでなく、個人の持ち物の管理方法やトラブル回避の運用ルールも重要です。フリーアドレス化に向けてオフィススペースを整備する際は、個人ロッカーや書類を運ぶためのバッグ、専用備品を取り付けたデスクの用意なども視野に入れる必要があります。 フリーアドレス制導入の成功事例 ここからは、実際にフリーアドレス制を導入して成功した2社の事例を紹介します。 ヤフー株式会社(現：LINEヤフー株式会社)インターネット事業を手がける「ヤフー株式会社(現：LINEヤフー株式会社)」では、2016年の本社移転のタイミングでオフィススペースをフリーアドレス化しました。ヤフー株式会社(現：LINEヤフー株式会社)のオフィスでは、あえて座席をジグザグの形で不規則に並べた点が特徴的です。移動時の通りにくさが、かえって社員同士のコミュニケーションを活性化する機会につながりました。ホワイトボードを壁に設置する、1人で集中できるスペースを作るなど、その日の業務に合わせてチームでも個人でも仕事をしやすいオフィス空間が整備されています。 パーソルキャリア株式会社人材サービス業を展開する「パーソルキャリア株式会社」では、2018年から社内のグループごとにフリーアドレスオフィスの導入を実現しました。ソファ席やカウンター席など、その日の気分に合わせて快適な場所を選べるほか、チームメンバーですぐにミーティングを始められる可動式デスクなども取り入れています。仮眠ができるサイレントエリアや社長室前のフリーアドレスデスクの導入は、パーソルキャリア株式会社ならではの特徴です。メリハリをつけて仕事ができるよう、フリーアドレス化を利用してしっかり仕組み化されています。 フリーアドレス制によって成功するためには、自社に合うオフィスづくりを考えることも大切です。導入目的やメリットを再確認し、どういった形でフリーアドレス化していくかを検討しましょう。 まとめ オフィス内に社員の固定席を設けず、自由な席で業務できるフリーアドレス制は、社員間のコミュニケーションを活性化し、業務効率化や生産性向上が期待できます。しかし、このフリーアドレス制によるメリットを享受するには、自社に合ったオフィスづくりを考えることが重要なポイントです。 フリーアドレス制を導入する目的や、導入後のイメージが定まっていないと、かえってマネジメントや個人の持ち物管理が煩雑になりかねません。導入コストだけかけて制度廃止という結果にならないように、実際にフリーアドレス制を導入した企業の成功事例を参考にしながら、検討することをおすすめします。

ICT（情報通信技術）利活用による働き方改革の一環として、政府により推進されていたテレワークですが、感染症への対応が求められる昨今においては、導入事例が加速度的に増加しています。テレワークといえば在宅勤務のイメージが強いかもしれませんが、実は、働く場所としてサテライトオフィスを選択することも効果的です。そこでこのページでは、なぜテレワークで在宅勤務ではなくサテライトオフィスを選ぶのか、その根拠について詳しく説明していきます。テレワーク導入の判断材料として、ぜひお役立てください。 今こそ！天翔オフィスでサテライトオフィス！ 天翔オフィスは、東京でレンタルオフィスを多数展開しており、士業やIT企業など、幅広い業種の企業にご利用いただいています。 「天翔オフィス利用企業一覧」はこちら サテライトオフィスとは サテライトオフィスとは、本社・本部とは別の場所に設置されたオフィスのことを指します。本社・本部を惑星に例えて、その外側を周回する衛星（サテライト）のように見えることからそう呼ばれるようになりました。 また、サテライトオフィスと支社は同義に捉えられがちですが、実際には少し解釈が異なります。業務的な観点から見て定義された支社とは違い、サテライトオフィスは、従業員の働き方にスポットを当てて定義されていることが特徴です。 そのため、市場規模よりも従業員のライフスタイルを優先して設置されたサテライトオフィスのほうが、支社と比べて小規模な拠点であることが多くなっています。 サテライトオフィスの3つの種類 サテライトオフィスは、所在地により、それぞれ異なる特徴を持った3つの種類に分類されます。自社の希望用途はどのタイプに当てはまるのか、ひとつずつ確認していきましょう。 都市型サテライトオフィス まずひとつ目は、都市部に設置される都市型サテライトオフィスです。こちらのタイプではさらに、本社・本部が置かれている場所によって、設置する目的が分かれています。 郊外や地方に本社・本部を構える企業の場合では、都市部の営業拠点としての意味合いが強く、移動時間など、都市部の営業を担当する社員の負担を削減することが可能です。 反対に、同じ都市部に本社・本部を構える企業の場合、専門的な部署など、本社・本部とは異なる役割を求めて設置するケースが一般的となっています。 郊外型サテライトオフィス 次に、都市部に本社・本部を構える企業が導入するケースが多い、郊外型サテライトオフィスがあります。 従業員の居住地を鑑みて、主にベッドタウンなどに置かれる郊外型サテライトオフィスは、通勤時間や交通費などの問題が解消されて、より有意義なことにリソースを割けることが利点です。 地方型サテライトオフィス 地方型サテライトオフィスも、都市部に本社・本部を構える企業が地方に設置するケースが多いです。 あえて人口の少ないエリアに拠点を置く目的としては、地方への事業進出や、新たなビジネスモデルを通じた地域活性化に期待できることや、雇用対象となる人材の居住地制限が緩和されることなどが挙げられます。 テレワークでサテライトオフィスを選ぶ4つのメリット テレワークの導入が企業にもたらす恩恵は計り知れませんが、さらに働く場所をサテライトオフィスに定めることで得られるメリットは、いずれも革新的なものばかりです。 ここからは、テレワークでサテライトオフィスを選ぶメリットを4つ、ご紹介します。 1.災害時のリスク分散（BCP対策） テレワークでサテライトオフィスを選ぶメリットとしてまず挙げられるのが、仕事が一極集中してしまうリスクを分散できることです。 2011年3月11日に起こった東日本大震災以来、BCP（事業継続計画）対策に力を入れる企業も増えてきました。自然災害やパンデミック、テロといった有事の際に、経営機能の復旧に迅速な対応ができるようにしておくことは、昨今の企業にとっては必須と言えるかもしれません。 2.効率的な時間の活用 前述の通り、従業員の居住地付近にサテライトオフィスを設置することで、通勤時間の大幅な削減が期待できます。 仮に片道1時間、年間休日120日だとすれば、年間で480時間、定時換算すると60日分もの時間を通勤に費やしている現状です。もしこの時間を業務に充てることができるとするなら、企業と従業員、双方にとって大きな利益となるのではないでしょうか。 特に、お客様の間を飛び回る営業職にとっては、訪問先の近くにサテライトオフィスを置くことにより、スピーディーな対応が可能になります。 3.自宅では作業に集中できない社員に対応 どうしても在宅勤務が連想されがちなテレワークですが、自宅での勤務のみに制限してしまうと、デメリットが多いのも事実です。 運動不足による従業員の健康問題や、家族への配慮、そもそもプライベートな空間で仕事に集中することができないなど、意外と頭を抱えることがたくさんあります。 午前中は自宅、午後はサテライトオフィスという風に環境を自由に選べるようになれば、従業員のリフレッシュなどにも大きな効果が見込めることでしょう。 4.コストの削減 支社や営業所を構えるよりも、サテライトオフィスのほうが低コストで運用できる点も魅力的です。 業務に必須となる通信環境はもちろん、コピー機などのレンタル機材も充実している施設が多いため、初期投資を抑えることもできますし、全従業員に設備投資の手当を出すよりもコスパがよくなっています。 テレワークでサテライトオフィスを選ぶデメリット ここまでテレワークでサテライトオフィスを選ぶメリットについて触れてきましたが、もちろんメリットばかりではなく、デメリットも存在します。 コミュニケーション不足 本社・本部から離れた場所で働くサテライトオフィスの性質上、従業員同士の対面コミュニケーションが減る可能性があります（サテライトオフィスにいつも人がいるとは限らないため）。 昨今ではこうしたニーズに応じて、zoomなどのオンラインコミュニケーションツールが普及してきてはいますが、いずれにせよ、こうしたオンラインベースのやり取りに慣れることが、時代の変化に適応するために必要なのかもしれません。 セキュリティの懸念 社外での業務、特に共用型サテライトオフィスでは、やはりセキュリティの懸念が伴います。盗難やのぞき見などの物理的なセキュリティ対策をはじめ、ネットワークセキュリティ対策の面においても、事前のチェックが欠かせません。 テレワークでサテライトオフィスを導入すべき企業とは？ テレワークが推進されているとはいえ、自社の業務は遠隔で行えないと判断されている企業も多いでしょう。しかし、そのような企業においても少し視点を変えれば、サテライトオフィスの導入が現実的なものになるかもしれません。 例えば、前述のように、顧客間移動が頻?にある営業職においては、サテライトオフィスをテレワークの主軸に置くことは賢い戦略です。 完全在宅で問題ない場合や、完全出社が必要な場合においても、スポット的な利用であれば、生産性や従業員満足度の向上に良い影響を及ぼすのではないでしょうか。 こうした側面を鑑みれば、「すべての企業にとって、サテライトオフィスは導入する価値がある」と言えます。 今こそ！天翔オフィスをサテライトオフィスとして使おう！ 1.最短1ヵ月から利用可能 天翔オフィスは、最短１カ月からご利用できます。一時的なサテライトオフィスとして、当面の本社オフィスとして、また、短期のプロジェクトとしても最適です。 １カ月ごとに期限を延ばすことも可能ですので、サテライトオフィスとしての利用期間が決まっていない場合もご心配は不要です。 さらに、急遽サテライトオフィスの解約の必要性が生じた場合には、１カ月前に解約を知らせていただければOK！違約金も一切いただきません。試験的にサテライトオフィスを設置してみたい、と、お考えのお客様は、最短１カ月から始めてみてはいかがでしょう。 2.24時間365日利用可能 天翔オフィスは、お客様の多種多様な業種のニーズに合わせ、24時間、365日、いつでもオフィスが使えるようになっております。 リスクヘッジの役割もこなすサテライトオフィス、土日祝日いつでも稼働できるよう、電気や空調が時間で止まることはありません（※工事や停電の場合を除く）。 なお、完全個室タイプのオフィスは、そのほとんどに窓がついており、換気をしてリフレッシュしながら仕事ができるよう工夫がされています。 3.リーズナブル、かつ明朗な会計 天翔オフィスは、高品質なオフィスを低価格でご提供しております。あくまでサテライトオフィス、あくまで一時利用、なるべくコストを抑えたい、と、考えられているお客様にもぴったりです。敷金礼金は不要、初期費用は契約金と初月お家賃のみ。2か月目からはお家賃のみとなります。 また、サテライトオフィスは、本社等から離れた小さなオフィスのことで、１か所である必要はありません。 天翔オフィスの格安なオフィスであれば、都内にいくつもサテライトオフィスを設置することが可能です。 4.都内一等地に多数の拠点 天翔オフィスは東京都内、東京23区の一等地に21拠点（2020年7月現在）。 そのほとんどが最寄り駅より徒歩５分圏内にあり、アクセスは抜群！ サテライトオフィス勤務となる社員の方の、通勤の負担も軽減されます。 また、東京に本社があり、本社近くにサテライトオフィスを設けたいと考えているお客様にはもってこいです。 5.無料サービスが充実 天翔オフィスでは、多くの無料サービスがあります。 ビジネスに必須のインターネットは使い放題です。 オンライン予約ができる無料会議室は人気が高く、毎日多くのお客様にご利用いただいております。 本社とサテライトオフィスのオンライン会議で使われるお客様もいらっしゃいます。 さらに、オフィス内のデスクとチェアも無料で貸出し。社員の方の増員減員に伴い、必要不要となった場合は、 追加と撤去を迅速に行っています。 6.郵便物の転送サービス サテライトオフィスでの勤務と、在宅勤務を併用されるお客様の場合は、有料になりますが、１週間に１度、郵便物の転送サービスも行っております。在宅勤務をしながら必要な時にサテライトオフィスで仕事をする、というお客様にご利用いただきたいサービスです。 天翔オフィス利用企業一覧（2020年7月現在） 社会保険労務士事務所千代田社労士事務センター（社会保険労務士事務所）ナレッジマート（人材紹介業）株式会社shorma（情報処理サービス）ソファーベッド通販.com（ネット通販、ホームページ作成）サイバークルー株式会社（記帳・経理代行）Folium（フォリウム）（Tea・ハーブのスクール・販売）港公認会計士税理士事務所（会計事務所）あかざわ行政書士事務所（行政書士事務所）株式会社ジェノテク（医療技術開発・SEABINの販売）ノバセラ(株)（再生医療製品並びに医療ビッグデータ解析受託）(株)TAO（映像制作・WEB制作etc.）東京青山司法書士事務所（司法書士事務所）荒巻陽子行政書士事務所（行政書士事務所）ジャパンビジネスイノベーション(株)アダチ中小企業診断士事務所（経営コンサルタント、中小企業診断士）BIG TREE株式会社（金融商品仲介業（所属金融商品取引業者：SBI証券））大唐株式会社（不動産）イントランスHRMソリューションズ(株)（社員研修・セミナー）(株)NEW LINE（マンガ広告）CREEDO（webサービス）(株)デイジーワークス（企業プロモーション・人材派遣業）看護医療系web予備校アインスtokyo（学習塾）メディアパーティ株式会社（映像制作、レンタルアート、移動型フォトスタジオ）ピーアンドディーパートナーズ(株)（情報提供）(株)Next 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