レンタルオフィスの使い方一覧

事務所を移動する場合、個人の引っ越し作業と違い、オフィスの解約や通信環境の整備、銀行やクレジットカードの登録変更などのさまざまな手続きが必要になります。 また、移転後には法務局や税務署、年金事務所などの公的機関への届出も忘れてはなりません。特に、提出期限がある手続きは、期限より早めに対応するのが大切です。 この記事では、事務所の移動に伴う手続きについて、必要な申請や手続きの流れを詳しく解説します。事務所の移動を検討している方は、ぜひ参考にしてください。 事務所の移動に必要な手続き 事務所を移転先オフィスへ移動する際には、さまざまな移転手続きが必要です。手続きは、事前準備から移動後まで段階を踏んで行う必要があります。ここでは、事務所移動に伴う具体的な手続きについて解説します。 具体的な移動の流れについては、以下の記事で紹介しているため、ぜひ併せてご一読ください。オフィス移転のスケジュールは？作業の流れと成功ポイントを解説 オフィスの解約 会社移転に際して、現オフィスの解約手続きは移転計画の最初に行うステップです。以下のポイントを押さえて進めましょう。 まずは賃貸契約書に記載された解約通知期間を確認し、オーナーや管理会社に解約通知をします。通常、3～6か月前の通知が必要です。次に、契約内容に基づき、オフィスの原状回復工事を行います。費用負担や工事範囲についてトラブルにならないよう、念のため契約書をチェックし、不明点があれば管理会社やオーナーに確認しましょう。 原状回復が完了した後、敷金返還手続きが進められます。返還額は契約内容や修繕費用によって異なります。 インターネット・電話回線の移転 通信環境の整備はオフィス環境の整備と業務継続に欠かせません。移転前に現在利用中のプロバイダーや電話会社に連絡し、新住所への回線移転を依頼しましょう。移転には1～2か月かかる場合があるため、早めの手配が推奨されます。移転先で新たな回線契約が必要な場合、プロバイダー選定と工事日程調整が必要です。 新オフィスで通信設備（LAN配線など）が整っているか確認し、不足があれば工事業者に設置工事を依頼します。 クレジットカードや銀行の登録住所変更 金融機関への住所変更手続きは忘れずに行いましょう。 法人名義の銀行口座の場合、登記事項証明書や印鑑証明書などの提出が求められます。各銀行窓口またはオンラインで手続きを行います。 法人用のクレジットカードについても住所変更申請をしなくてはなりません。変更方法はカード会社によって異なるため、公式サイトで確認してください。その他、リース契約や保険契約なども住所変更が必要です。 取引先への連絡 取引先への移転先住所の連絡は信頼関係維持のためにも重要です。 通知方法に関しては、事務所移転挨拶状を郵送するほか、主要取引先には直接連絡を入れることが推奨されます。旧住所に取引先が向かう状況を防ぐためにも、移転日の数週間前から案内を開始しましょう。 取引先への連絡だけでなく、名刺やWebサイト上の住所情報も速やかに更新する必要があります。 事務所の移動前後で必要な公的機関への申請手続き 事務所の移動にあたっては、各種公的機関への届出が必要となります。以下に、主要な手続きについて解説します。 当記事の情報は2025年3月20日時点のものです。法律や規制は変更される可能性があるため、実際の手続きを行う際は、必ず各公的機関の公式Webサイトや窓口で最新の情報を確認してください。特に、期限や必要書類については、最新の要件に従って対応することが重要です。また、業種や会社の状況によって必要な手続きが異なる場合がありますので、不明な点がある場合は、専門家や各機関への直接相談をおすすめします。 法務局 事務所の移転に伴い、管轄法務局では本店移転登記の変更登記申請が必要です。 項目内容期限事務所移転後、原則として2週間以内必要書類・株式会社本店移転登記申請書・株主総会議事録（定款に具体的な所在地が記載されている場合）・取締役会議事録（取締役会設置会社の場合）・登録免許税納付用領収証書（収入印紙を貼り付けたもの）・印鑑届書（管轄外への移転で印鑑を変更する場合）提出先管轄の登記所申請方法・法務局の窓口で申請・オンライン申請・郵送申請 本店移転登記は、移転先が同一管轄内か管轄外かによって手続き内容が異なります。同一管轄内の場合は比較的簡易ですが、管轄外の場合は印鑑届出や登録免許税の金額が変わるため注意が必要です。また、オンライン申請も可能であり、効率的に手続きを進められます。 （出典：法務局「株式会社（本店移転（管轄登記所外に移転する場合））」/ https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252661.pdf）（出典：法務局「商業・法人登記の申請書様式」/ https://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html） 税務署 事務所移転後、税務署への届出も必要です。 項目内容期限異動届出書は移転後速やかに給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書は移転後、原則として1か月以内必要書類・異動届出書・給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書・定款のコピー提出先新所在地を管轄する税務署申請方法・税務署の窓口で提出・e-Taxによるオンライン申請・郵送 異動届出書は、新旧両方の所在地を記載し、新しい税務署へ提出します。特に源泉所得税や消費税の納付先が変わる場合には注意が必要です。なお、e-Taxを利用すればオンラインで簡単に手続きできます。 （出典：国税庁「A2-7　給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」/ https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_11.htm）（出典：国税庁「C1-8　異動事項に関する届出」/ https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/hojin/annai/1554_5.htm） 都道府県税事務所 都道府県税事務所にも、事務所移転の届出が必要です。 項目内容期限都道府県によって異なるが、一般的に移転日から2週間以内必要書類・法人設立・設置等異動申告書・登記事項証明書のコピー・定款・寄附行為・規約等のコピー提出先都道府県によって異なるが、異動前・後どちらかの都道府県税事務所申請方法・都道府県税事務所の窓口で提出・郵送・オンライン申請（対応している場合） 都道府県ごとに申告様式や提出方法が異なるため、新しい所在地の都道府県税事務所の公式サイトで詳細を確認してください。また、旧所在地の都道府県税事務所にも届出が必要な場合があるので注意しましょう。 （出典：主税局「法人事業税・法人都民税」/ https://www.tax.metro.tokyo.lg.jp/shitsumon/work/a1） 年金事務所 年金事務所への届出も忘れずに行いましょう。 項目内容期限移転後、5日以内必要書類・健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届・登記事項証明書のコピー提出先新所在地を管轄する年金事務所申請方法・年金事務所の窓口で提出・郵送・電子申請 特に従業員数が多い場合は速やかな対応が求められます。また、日本年金機構の電子申請システムを利用すれば効率的に手続きを進めることが可能です。 （出典：日本年金機構「適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄外の場合）の手続き」/ https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/jigyosho/20141205.html） 労働基準監督署 社員を雇用している場合、労働基準監督署への届出が必要です。 項目内容期限移転後、10日以内必要書類・労働保険名称、所在地等変更届・雇用保険事業主事業所各種変更届提出先新所在地を管轄する労働基準監督署、または公共職業安定所事業所の所在地を管轄する公共職業安定所申請方法・労働基準監督署の窓口で提出・郵送・電子申請 労働基準監督署への届出は労働者保護を目的としており、不備があると指導対象となる可能性があります。また、新しい所在地で安全衛生管理体制を再整備することも推奨されます。 （出典：東京ハローワーク「適用事業所に関するQ&A」/ https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-hellowork/kakushu_jouhou/koyouhoken/koyouhoken/QA/tekiyoujigyousyo_qa.html） 公共職業安定所（ハローワーク） 雇用保険に加入している場合、ハローワークへの届出も必要です。 項目内容期限移転後、10日以内必要書類・雇用保険事業主事業所各種変更届・労働保険名称所在地等変更届（労働基準監督署に提出したものの控え）・登記事項証明書のコピー提出先新所在地を管轄するハローワーク申請方法・ハローワークの窓口で提出・郵送・電子申請 ハローワークへの届出では、新旧両方の管轄ハローワークへ連絡する場合があります。特に雇用保険料納付先が変わる場合には注意してください。 （出典：ハローワーク インターネットサービス「雇用保険事業主事業所各種変更届」/ https://hoken.hellowork.mhlw.go.jp/assist/001000.do?screenId=001000&action=koyohoJigyoChangeLink） 警察署 許認可を受けて事業を行っている場合、警察署への届出が必要となることがあります。また、防火対象物使用開始届出書の提出が必要な場合もあります。 項目内容期限各許認可によって異なる必要書類各許認可によって異なる提出先新所在地を管轄する警察署申請方法警察署の窓口で提出 警察署への届出は許認可内容によって大きく異なります。例えば風俗営業許可の場合、新しい所在地で改めて審査を受ける必要があります。詳細は必ず管轄警察署へ確認してください。 （出典：警視庁「各種手続き」/https://www.keishicho.metro.tokyo.lg.jp/tetsuzuki/index.html） 郵便局 郵便物の転送手続きを行うことで、旧住所宛の郵便物を移転先住所へ転送できます。 項目内容期限転送開始希望日の2週間前を推奨必要書類・転居・転送届・本人確認書類（法人の場合は代表者の本人確認書類と代表者印）提出先郵便局申請方法・郵便局の窓口で申請・郵送・インターネット（e転居）で申請 郵便局での転送サービスは1年間無料で利用できます。ただし、それ以降も継続して利用する場合には新たな手続きが必要です。取引先が送った郵便物の受取漏れを防ぐためにも、早めの対応がおすすめです。 （出典：郵便局「会社、団体等の転居、開業、閉業の場合の手続について教えてください」/ https://www.post.japanpost.jp/question/103.html） まとめ 事務所の移転には、多くのオフィス移転業務が伴います。オフィスの解約や通信環境の整備はもちろん、銀行や取引先への連絡も重要です。さらに、移転後には法務局での登記変更、税務署や年金事務所への届出など、公的機関への手続きが必要となります。手続きには期限が設けられているため、いつまでに提出するのかスケジュールを作り、計画的に移転作業を進めましょう。 特に公的機関にかかわる手続きは、漏れがあると業務に大きな悪影響を与えます。近年は電子化が進められたことで、コンピュータを使って簡単に申請できる手続きも多いため、早めに済ませるのが大切です。

働き方の多様化が進む現代において「オフィス勤務や在宅勤務の課題を解決したい」という方は多いでしょう。そこで注目されているのが、サテライトオフィスです。「勤怠管理の難しさ」「業務効率や生産性の低下」というテレワークの課題を解決する手段の1つとしてサテライトオフィスの導入を検討する企業は増えています。 当記事では、サテライトオフィスの種類や導入によるメリット、注意点などを詳しく解説します。新たなオフィス運用戦略を検討するための実践的な情報を探している方は、ぜひ最後までご覧ください。 サテライトオフィスとは？ サテライトオフィスとは、本社から離れた場所に設置されるオフィスです。事業運営を行う支社や営業所と異なり、柔軟な勤務環境の提供を目的としています。サテライトオフィスの多くは少人数向けの小規模なスペースで、テレワークの一環として活用されることも特徴です。 サテライトオフィスは、配置する場所によって「都市型サテライトオフィス」「地方型サテライトオフィス」「郊外型サテライトオフィス」の3つに分類されます。 都市型サテライトオフィス 都市型サテライトオフィスは、都市部に設置されるオフィスです。本社と同じ都市内にサテライトオフィスを置く場合や地方企業が都市部に拠点を設ける場合が含まれます。 都市型サテライトオフィスは、営業担当者が外回りの合間に業務を行える拠点として機能し、移動時間の削減や業務の効率化が期待できます。また、本社とは異なる場所にオフィスを構えることで、BCP対策にもなります。 地方型サテライトオフィス 地方型サテライトオフィスは、都市部に本社を持つ企業が地方に設置するオフィスです。地方創生や雇用創出を目的とするケースが多い傾向にあります。 地域経済への貢献が期待されることから、地方公共団体が地方型サテライトオフィスを誘致している場合も少なくありません。都市部から地方への移住を促進し、自然に囲まれた環境で働ける点が、地方型サテライトオフィスの魅力です。 郊外型サテライトオフィス 郊外型サテライトオフィスは、郊外のベッドタウンなどに設置するオフィスです。従業員の通勤負担を軽減し、ワークライフバランスの向上のために活用されます。 通勤時間が短縮されることで、従業員は仕事と育児・介護との両立を図ることが可能です。離職率の低下・定着率の向上が期待できるため、郊外型サテライトオフィスは働き方改革の一環としても注目されています。 サテライトオフィスの利用が多い業種 サテライトオフィスは、都市中心部以外に拠点を持つことで、従業員の通勤負担軽減や地域密着型のサービス提供が可能になるため、さまざまな業種で活用が進んでいます。 以下に利用率が高い業種とその背景を箇条書きで紹介します。 IT・Web業界プロジェクト単位での業務が多く、テレワークとの親和性が高いことから、場所にとらわれない働き方が実現できます。全国各地の人材を採用しやすい点も大きなメリットです。 コンサルティング・専門サービス業クライアントとの打ち合わせや現地調査が頻繁に発生するため、各地域に拠点を設けることで迅速な対応が可能となります。地域に根ざしたサービス提供が信頼構築に寄与しています。 金融・保険業界大都市だけでなく地方拠点を持つことでリスク分散を図り、地域経済に即したサービス展開が求められています。多拠点体制により顧客の多様なニーズに柔軟に対応できる点が評価されています。 製造業・物流関連業生産拠点や物流拠点に近い場所でオフィスを構えることで、現場との連携が強化され、迅速な意思決定が可能となります。また、従業員の通勤負担軽減にもつながり、生産性の向上が期待できます。 クリエイティブ・広告業界発想やアイデアを刺激する多様な働く環境が求められるため、固定されたオフィスに縛られないサテライトオフィスは、自由な発想と柔軟な働き方を促進する場として重宝されています。 これらの業界は、サテライトオフィスを通じて働く環境の多様化や地域との連携を強化し、業務効率の向上や企業競争力の強化を目指しています。各企業がその業務特性や市場ニーズに合わせた拠点戦略を展開することで、今後もサテライトオフィスの需要は拡大していくと考えられます。 サテライトオフィスを活用する5つのメリット サテライトオフィスの利用は従業員側だけでなく、企業側にもメリットがあります。テレワークやリモートワークとは異なる利点も存在するため、比較した上でサテライトオフィスの導入を検討するとよいでしょう。 ここからは、サテライトオフィスを導入する5つのメリットについて解説します。 生産性やモチベーションの向上 サテライトオフィスを設置すると営業先やオフィスとの移動時間が短縮され、作業時間にゆとりが生まれるため、従業員はより集中して業務に取り組めるようになります。本社に帰社せず、顧客に近い場所にあるサテライトオフィスで迅速に対応できれば、業務効率向上も見込めます。 また、移動による疲労やストレスの軽減も図ることが可能です。ワークライフバランスが改善されることで、仕事への意欲も向上すれば、会社全体の生産性アップにつながるでしょう。 賃料や交通費などのコスト削減 都市部の大規模オフィスの維持には、高額な賃料や光熱費がかかります。しかし、地方や社員の生活圏内にサテライトオフィスを設ければ、設備投資や運営費を必要最低限に抑えることが可能です。 特に、地方型サテライトオフィスは都市部に比べて賃料が安いケースが多く、大幅なコスト削減が見込めます。社員が本社に通勤する必要がなくなるため、交通費の負担も軽減できる点もメリットです。また、サテライトオフィスに関する補助金制度を活用すれば、経済的負担を軽減しながらオフィス環境を整備できます。 優秀な人材の確保 サテライトオフィスがあれば、地元に戻って働きたい「Uターン人材」や地方へ移住したい「Iターン人材」をはじめ、都市部への通勤が難しい地方在住の優秀な人材を積極的に採用できます。 これまでは採用の対象とならなかった「都市部への転勤を希望しない人」「地元で就職を考えている人」が候補になることで、人材の幅も広がります。少子高齢化が進み人材を確保するのが難しくなっている中、柔軟な働き方を提供することは企業にとって競争力の向上につながるでしょう。 育児や介護による離職防止 仕事と家庭の両立が難しいために優秀な社員が離職するケースは少なくありません。サテライトオフィスの導入により、自宅に近い環境で働くことができれば、急な発熱など家族に何かあった際にスピーディーに対応できるため、従業員は育児や介護と両立しながらキャリアを継続できます。 企業にとって優秀な人材が家庭の事情で退職することは、大きな損失です。柔軟な勤務体系を整えることは、労働者の満足度向上につながり、貴重な人材の流出を防げます。 BCP対策の一環 BCP（事業継続計画）の観点からも、サテライトオフィスの設置は有効です。自然災害やパンデミックが発生した場合、本社が機能停止しても、サテライトオフィスがあれば事業を継続できます。 また、複数の拠点で働ける環境を整えることでリスクを分散し、万が一の事態でも企業の損害を最小限に抑えられます。事業の安定性を高めるためにも、サテライトオフィスの導入は重要な戦略と言えるでしょう。 サテライトオフィスに求められる設備・コーナー サテライトオフィスで求められる設備や専用コーナーは、働く人々が快適かつ効率的に業務を遂行できる環境づくりに直結します。各項目が必要とされる理由とメリットは、次のとおりです。 設備■高速・安定したインターネット回線オンライン会議やリモート作業が基本となるサテライトオフィスでは、通信の途切れが業務に大きな影響を与えます。安定した回線により、中断なくスムーズに作業が進み、生産性の向上につながります。■高性能カメラ・音響機器遠隔地とのコミュニケーションを対面に近いクオリティで実現できます。クリアな映像と音声は、会議の質を高め、チーム内外の信頼性を強化します。■エルゴノミクス設計のオフィス家具長時間のデスクワークでも身体への負担を軽減し、快適な作業環境を実現します。健康面でのメリットが大きく、従業員の集中力や生産性向上につながります。■十分な照明・空調設備適切な明るさと快適な温度管理は、従業員の集中力維持とストレス軽減に不可欠です。作業環境を整えることで、全体の業務効率が向上します。■柔軟なレイアウト変更が可能な空間業務内容やチームの編成に合わせ、レイアウトを自由に変更できるため、常に最適な作業環境を提供できます。コラボレーションや集中作業の両立が可能です。 専用コーナー■オープンスペース部署を超えたコミュニケーションやアイデア共有の場として活用されます。オープンな環境は、リラックスしながら自由な発想を促し、イノベーションの源泉となります。■サイレントブース静かな環境での集中作業に最適です。雑音を遮断することで、個々の業務に没頭でき、効率的な仕事の遂行を支援します。■カフェ風ラウンジ＆キッチンエリア軽食やドリンクを楽しみながらリフレッシュできる空間です。リラックス効果に加え、従業員同士の自然な交流が生まれ、チームワークの向上にもつながります。 上記のような設備と専用コーナーが整備されることで、サテライトオフィスは快適で効率的な働く環境を実現し、柔軟な働き方の促進と企業全体の競争力向上につながります。 サテライトオフィスを導入する際の注意点 サテライトオフィスにはメリットだけでなく、デメリットも存在します。リスクを考慮せずに導入すると損失につながる恐れがあるため、以下から紹介する2つの注意点についても把握しておきましょう。 コミュニケーション不足が起きやすい サテライトオフィスでは従業員同士が離れて働くことになるため、コミュニケーション不足に陥りやすい点に注意が必要です。業務上の報連相が滞ると、業務の進捗や問題点の共有が遅れ、生産性の低下を招く可能性もあります。 Web会議システムやビジネスチャットツールを活用する方法もありますが、オンラインのコミュニケーションは対面での会話に比べると相手の感情が伝わりにくいという側面があります。そのため、気軽に意見を交換できる場を整え、意識的にコミュニケーションを促進することが、円滑な業務運営を行う上では重要です。 セキュリティ対策が必要になる 自社専用ではなく他社とシェアする共用型のサテライトオフィスの場合、第三者と同じ空間を使用するため、PC画面の覗き見や会話内容の盗み聞きなどの危険性が高まります。 情報漏れやデータの盗難を防ぐためには、「パソコンにプライバシーフィルターを貼る」「機密情報を含む会話は防音個室で行う」などの対策が必須です。業務で使用する公衆Wi-Fiを使用する場合はVPNを経由すれば、ハッキングやデータ漏洩のリスクを軽減できます。情報管理のルールを決め、セキュリティ対策に関する研修を定期的に実施する方法も有用です。 評価基準を明確にする必要がある サテライトオフィスでは、従業員が本社から離れて業務を遂行するため、日々の進捗や成果が見えにくくなるリスクがあります。そのため、各業務に応じた評価基準を明確に定め、全従業員と共有することが不可欠です。 具体的には、業務目標や成果指標、プロセス評価などを数値化・可視化し、定期的なフィードバックを実施することで、公平かつ透明な評価体制を確立します。このような評価基準の明確化は、個々の成長や組織の改善にも直結し、リモート環境下でも公平な評価を可能にする重要な要素です。 サテライトオフィスの導入を成功させるためのポイント サテライトオフィスの導入を成功させるためには、事前に導入のポイントを整理し、各要素に対して具体的な対策を講じることが重要です。例えば、オフィスの立地環境、業務設計、情報共有の仕組み、そして企業文化の維持と従業員エンゲージメントの向上など、各要素が相互に影響し合うため、全体最適を図る必要があります。 以下では、これらのポイントについて、具体的な対策とその理由を解説します。 適切な立地と環境の選定 サテライトオフィスの成功には、まずオフィスの立地と周辺環境の選定が重要です。主要な交通網や公共交通機関へのアクセスが良好な場所を選ぶことで、従業員の通勤負担を軽減し、ワークライフバランスの向上が期待できます。 また、周辺に飲食店やコンビニ、カフェなどの生活利便施設が整っていることは、働く環境の快適性に直結します。さらに、オフィスビル自体のセキュリティ対策や耐震性、エネルギー効率なども評価し、安心して業務に専念できる環境作りを実現することが求められます。 立地選定の徹底は、従業員のモチベーション維持や、地域とのネットワーク構築にも寄与します。 ハイブリッドワークを前提とした業務設計 ハイブリッドワークが普及する中、サテライトオフィスではリモートと対面の双方の働き方を前提に業務設計を行うことも大切です。 具体的には、各業務の特性に応じたタスク分担やスケジュール調整、さらにオンラインツールとオフラインの連携を強化する仕組みを構築します。例えば、会議やプロジェクトの進捗管理にはデジタルツールを活用し、対面での打ち合わせが必要な場面ではオフィスに集結するなど、柔軟な運用がポイントとなります。 このように、ハイブリッドワークを前提とした業務設計をすることで、各従業員が自分の働きやすい環境で最大限のパフォーマンスを発揮でき、組織全体の業務効率が向上する効果が期待されます。 円滑な情報共有の仕組みの確立 サテライトオフィスでは、従業員が分散して働くため、情報共有が滞りがちになるリスクがあります。そのため、クラウドベースのコラボレーションツールやチャット、ビデオ会議システムを導入し、リアルタイムでのコミュニケーションを促進する仕組みが必要です。 定期的なオンラインミーティングや進捗報告、さらにはプロジェクト管理ツールを活用して、業務状況の可視化を図ることが重要です。業務状況を可視化することで、各部署間の連携が強化され、意思決定の迅速化や問題発生時の早期対応が可能となり、組織全体の生産性向上につながります。 企業文化の維持と従業員エンゲージメントの向上 分散型の働き方が進む中でも、企業の価値観や文化を共有することは非常に重要です。定期的なオフラインミーティングやワークショップ、オンラインでの社内イベントを開催し、従業員同士の交流を促進する取り組みが求められます。また、リーダーシップによる積極的なコミュニケーションや、社内SNSを活用した情報発信は、企業文化の浸透を助け、エンゲージメントの向上につながります。 このような取り組みは、離れた場所で働く従業員にも一体感を感じさせ、モチベーション維持や離職率の低下に大きな効果をもたらすため、戦略的に計画することが不可欠です。 まとめ サテライトオフィスは働き方の多様化に対応し、従業員の満足度と生産性を向上するのに有効な手段です。都市型・地方型・郊外型などの種類があるため、企業の目的や従業員のニーズに合わせて最適なオフィスを選びましょう。ただし、コミュニケーションやセキュリティの問題についても考慮する必要があります。 オフィスにかかるコスト削減を図るなら、レンタルオフィスを利用するのも一案です。自社でオフィスを構えるよりも初期費用を抑えられ、オートロックなどセキュリティにも配慮しています。サテライトオフィスのデメリットが気になる場合は、レンタルオフィスを選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。

社会情勢の変化や働き方改革を受けて、オフィスにフリーアドレス制の導入を検討する企業が増加傾向にあります。 フリーアドレス制を導入すれば、部署間のコミュニケーションの活発化や業務効率・生産性の向上などが期待できるでしょう。一方で、導入コストが発生する点やマネジメントが煩雑化する点はデメリットの1つです。 当記事では、フリーアドレス制とは何か説明した上で、企業がフリーアドレス制を導入するメリット・デメリット、実際の導入事例について解説します。 フリーアドレス制とは？ フリーアドレス制とは、オフィス内で固定席を持たずに、社員それぞれが自由に好きな席で働く制度またはオフィススタイルのことです。フリーアドレス制を実現するには、ノートパソコンやペーパーレス化の導入が必要となります。 これまで持っていた自席をなくすことで、他部署の社員とコミュニケーションを取ったり1人で集中する時間を作ったりと、その日の仕事の状況に合わせた働き方が可能です。 フリーアドレス制の導入は、社員の多様な働き方や新たなイノベーションが期待できます。 企業がフリーアドレス制を導入するメリット 社員の多様な働き方に応えるフリーアドレス制は、結果的に企業側にも多くのメリットが感じられるワークスタイルです。以下では、企業がフリーアドレス制を導入する3つのメリットについて解説します。 部署の垣根を超えてコミュニケーションを図れる フリーアドレス制を導入することで、部署の垣根を超えてコミュニケーションを図りやすくなります。 従来の自席を持つスタイルでは、どうしても同じ部署の社員との関わりが多く、凝り固まった考えになる人も少なくありません。フリーアドレス制を導入して、他部署の社員と交流することで、違った視点からのアイデア創出が期待できます。 フリーアドレス制は、違う部署の社員との交流を図る機会となるのにくわえて、上司と部下の距離を縮めるチャンスです。物理的な距離が近くなると、上司に相談したり部下の悩みを聞いたり、社員同士の相互理解を深める場として機能します。 部署の垣根を超えてコミュニケーションを図れるフリーアドレス制は、ノウハウの共有や信頼関係の構築などに大きな意味を持ちます。 業務効率化や生産性向上が期待できる 業務効率化や生産性向上のために、フリーアドレス制を導入する企業も少なくありません。 他部署と連携したりプロジェクトごとにチームを組んだりして、業務を進める企業にとって、フリーアドレス制はおすすめの選択肢です。同じ業務にあたる社員が近い距離で仕事をすることで、ちょっとした相談やミーティングを気軽に行えます。 一方、1人で黙々と作業に取り組みたい人にとっても、フリーアドレス制はメリットのあるワークスタイルです。業務に集中できる個室や、高さ調節可能な椅子・机など、多様な席を用意すると、快適な仕事環境を選びやすいでしょう。 ほかの社員と連携して進める日、1人で作業を進める日など、社員自らが働きやすい環境作りを進めることで、業務効率化や生産性向上が期待できるのも大きなメリットです。 オフィススペースを有効活用できる オフィススペースを有効活用できるのも、フリーアドレス制を導入するメリットの1つです。営業の外回りや定期的なリモートワークの利用によって、日中席を空けている社員が多い場合、フリーアドレス制度を導入すれば、全社員分の座席数を用意する必要がありません。 空席を減らして省スペース化を図れば、空いたスペースにミーティング用の会議室を作ったり、集中作業できる個室を作ったりと、オフィス環境の幅が広がります。また、コンパクトな場所へのオフィス移転も考えられるでしょう。 フリーアドレス制を導入することで、デッドスペースをなくして、社員の働きやすいオフィススペースへの有効活用が期待できます。 企業がフリーアドレス制を導入するデメリット フリーアドレス制の導入には多くのメリットがあるものの、企業によっては馴染まないと感じる場合も考えられます。企業がフリーアドレス制を導入するデメリットをしっかりチェックして、自社に合うか検討しましょう。 導入コストが発生する フリーアドレス制を導入する際、初期コストが発生する点は念頭に置いておきましょう。オフィススペースのレイアウト変更やオフィス家具・ノートパソコンといった備品購入など、大きな経済的コストが発生します。 現在のネットワークシステムによっては、クラウドサービスや新たなシステムの導入と、システム環境の整備について検討する必要があります。 また、導入コストは経済面だけではありません。新しい制度を導入するための社内ルールの設定やオフィスの模様替えなど、人的・時間的コストも発生します。 フリーアドレス制は、長期的に見ればメリットが多いものの、導入時にさまざまなコストが発生する点がデメリットです。 マネジメントが難しくなる フリーアドレス制を導入することで、従来よりもマネジメントが難しいと感じる可能性があります。 自由に自席を決められるフリーアドレス制では、誰がどの席にいるのか把握しづらくなります。従来であれば、固定席で働く部下・上司にすぐ声をかけられたのに、どこにいるのか探さなければならない手間がフリーアドレス制の懸念点です。 また、社内コミュニケーションを苦手に思う社員にとっては、自席がないことへ不安やストレスを抱えることも考えられます。 その日使用する席を把握するためには、在席を管理するシステムやチャットツールの導入が解決策となります。部下のマネジメントについては、業務の進捗管理ができるシステムの導入のほか、個別の声かけが大切なポイントです。 個人の持ち物管理に工夫が求められる 自席を持たないフリーアドレス制では、個人の持ち物管理に工夫が求められます。従来であれば自分のデスクに保管していた、文房具や業務上の書類などの置き場所を考えなければなりません。 業務に関する道具や備品の使用が多い職種だと、移動の際の社員への負担が大きくなります。また、移動回数が多いと個人情報の記載された大切な書類や、機密情報が記された書類などをどこかに置き忘れて紛失する恐れも考えられます。 業務用の荷物だけでなく、個人の持ち物の管理方法やトラブル回避の運用ルールも重要です。フリーアドレス化に向けてオフィススペースを整備する際は、個人ロッカーや書類を運ぶためのバッグ、専用備品を取り付けたデスクの用意なども視野に入れる必要があります。 フリーアドレス制導入の成功事例 ここからは、実際にフリーアドレス制を導入して成功した2社の事例を紹介します。 ヤフー株式会社(現：LINEヤフー株式会社)インターネット事業を手がける「ヤフー株式会社(現：LINEヤフー株式会社)」では、2016年の本社移転のタイミングでオフィススペースをフリーアドレス化しました。ヤフー株式会社(現：LINEヤフー株式会社)のオフィスでは、あえて座席をジグザグの形で不規則に並べた点が特徴的です。移動時の通りにくさが、かえって社員同士のコミュニケーションを活性化する機会につながりました。ホワイトボードを壁に設置する、1人で集中できるスペースを作るなど、その日の業務に合わせてチームでも個人でも仕事をしやすいオフィス空間が整備されています。 パーソルキャリア株式会社人材サービス業を展開する「パーソルキャリア株式会社」では、2018年から社内のグループごとにフリーアドレスオフィスの導入を実現しました。ソファ席やカウンター席など、その日の気分に合わせて快適な場所を選べるほか、チームメンバーですぐにミーティングを始められる可動式デスクなども取り入れています。仮眠ができるサイレントエリアや社長室前のフリーアドレスデスクの導入は、パーソルキャリア株式会社ならではの特徴です。メリハリをつけて仕事ができるよう、フリーアドレス化を利用してしっかり仕組み化されています。 フリーアドレス制によって成功するためには、自社に合うオフィスづくりを考えることも大切です。導入目的やメリットを再確認し、どういった形でフリーアドレス化していくかを検討しましょう。 まとめ オフィス内に社員の固定席を設けず、自由な席で業務できるフリーアドレス制は、社員間のコミュニケーションを活性化し、業務効率化や生産性向上が期待できます。しかし、このフリーアドレス制によるメリットを享受するには、自社に合ったオフィスづくりを考えることが重要なポイントです。 フリーアドレス制を導入する目的や、導入後のイメージが定まっていないと、かえってマネジメントや個人の持ち物管理が煩雑になりかねません。導入コストだけかけて制度廃止という結果にならないように、実際にフリーアドレス制を導入した企業の成功事例を参考にしながら、検討することをおすすめします。

ICT（情報通信技術）利活用による働き方改革の一環として、政府により推進されていたテレワークですが、感染症への対応が求められる昨今においては、導入事例が加速度的に増加しています。テレワークといえば在宅勤務のイメージが強いかもしれませんが、実は、働く場所としてサテライトオフィスを選択することも効果的です。そこでこのページでは、なぜテレワークで在宅勤務ではなくサテライトオフィスを選ぶのか、その根拠について詳しく説明していきます。テレワーク導入の判断材料として、ぜひお役立てください。 今こそ！天翔オフィスでサテライトオフィス！ 天翔オフィスは、東京でレンタルオフィスを多数展開しており、士業やIT企業など、幅広い業種の企業にご利用いただいています。 「天翔オフィス利用企業一覧」はこちら サテライトオフィスとは サテライトオフィスとは、本社・本部とは別の場所に設置されたオフィスのことを指します。本社・本部を惑星に例えて、その外側を周回する衛星（サテライト）のように見えることからそう呼ばれるようになりました。 また、サテライトオフィスと支社は同義に捉えられがちですが、実際には少し解釈が異なります。業務的な観点から見て定義された支社とは違い、サテライトオフィスは、従業員の働き方にスポットを当てて定義されていることが特徴です。 そのため、市場規模よりも従業員のライフスタイルを優先して設置されたサテライトオフィスのほうが、支社と比べて小規模な拠点であることが多くなっています。 サテライトオフィスの3つの種類 サテライトオフィスは、所在地により、それぞれ異なる特徴を持った3つの種類に分類されます。自社の希望用途はどのタイプに当てはまるのか、ひとつずつ確認していきましょう。 都市型サテライトオフィス まずひとつ目は、都市部に設置される都市型サテライトオフィスです。こちらのタイプではさらに、本社・本部が置かれている場所によって、設置する目的が分かれています。 郊外や地方に本社・本部を構える企業の場合では、都市部の営業拠点としての意味合いが強く、移動時間など、都市部の営業を担当する社員の負担を削減することが可能です。 反対に、同じ都市部に本社・本部を構える企業の場合、専門的な部署など、本社・本部とは異なる役割を求めて設置するケースが一般的となっています。 郊外型サテライトオフィス 次に、都市部に本社・本部を構える企業が導入するケースが多い、郊外型サテライトオフィスがあります。 従業員の居住地を鑑みて、主にベッドタウンなどに置かれる郊外型サテライトオフィスは、通勤時間や交通費などの問題が解消されて、より有意義なことにリソースを割けることが利点です。 地方型サテライトオフィス 地方型サテライトオフィスも、都市部に本社・本部を構える企業が地方に設置するケースが多いです。 あえて人口の少ないエリアに拠点を置く目的としては、地方への事業進出や、新たなビジネスモデルを通じた地域活性化に期待できることや、雇用対象となる人材の居住地制限が緩和されることなどが挙げられます。 テレワークでサテライトオフィスを選ぶ4つのメリット テレワークの導入が企業にもたらす恩恵は計り知れませんが、さらに働く場所をサテライトオフィスに定めることで得られるメリットは、いずれも革新的なものばかりです。 ここからは、テレワークでサテライトオフィスを選ぶメリットを4つ、ご紹介します。 1.災害時のリスク分散（BCP対策） テレワークでサテライトオフィスを選ぶメリットとしてまず挙げられるのが、仕事が一極集中してしまうリスクを分散できることです。 2011年3月11日に起こった東日本大震災以来、BCP（事業継続計画）対策に力を入れる企業も増えてきました。自然災害やパンデミック、テロといった有事の際に、経営機能の復旧に迅速な対応ができるようにしておくことは、昨今の企業にとっては必須と言えるかもしれません。 2.効率的な時間の活用 前述の通り、従業員の居住地付近にサテライトオフィスを設置することで、通勤時間の大幅な削減が期待できます。 仮に片道1時間、年間休日120日だとすれば、年間で480時間、定時換算すると60日分もの時間を通勤に費やしている現状です。もしこの時間を業務に充てることができるとするなら、企業と従業員、双方にとって大きな利益となるのではないでしょうか。 特に、お客様の間を飛び回る営業職にとっては、訪問先の近くにサテライトオフィスを置くことにより、スピーディーな対応が可能になります。 3.自宅では作業に集中できない社員に対応 どうしても在宅勤務が連想されがちなテレワークですが、自宅での勤務のみに制限してしまうと、デメリットが多いのも事実です。 運動不足による従業員の健康問題や、家族への配慮、そもそもプライベートな空間で仕事に集中することができないなど、意外と頭を抱えることがたくさんあります。 午前中は自宅、午後はサテライトオフィスという風に環境を自由に選べるようになれば、従業員のリフレッシュなどにも大きな効果が見込めることでしょう。 4.コストの削減 支社や営業所を構えるよりも、サテライトオフィスのほうが低コストで運用できる点も魅力的です。 業務に必須となる通信環境はもちろん、コピー機などのレンタル機材も充実している施設が多いため、初期投資を抑えることもできますし、全従業員に設備投資の手当を出すよりもコスパがよくなっています。 テレワークでサテライトオフィスを選ぶデメリット ここまでテレワークでサテライトオフィスを選ぶメリットについて触れてきましたが、もちろんメリットばかりではなく、デメリットも存在します。 コミュニケーション不足 本社・本部から離れた場所で働くサテライトオフィスの性質上、従業員同士の対面コミュニケーションが減る可能性があります（サテライトオフィスにいつも人がいるとは限らないため）。 昨今ではこうしたニーズに応じて、zoomなどのオンラインコミュニケーションツールが普及してきてはいますが、いずれにせよ、こうしたオンラインベースのやり取りに慣れることが、時代の変化に適応するために必要なのかもしれません。 セキュリティの懸念 社外での業務、特に共用型サテライトオフィスでは、やはりセキュリティの懸念が伴います。盗難やのぞき見などの物理的なセキュリティ対策をはじめ、ネットワークセキュリティ対策の面においても、事前のチェックが欠かせません。 テレワークでサテライトオフィスを導入すべき企業とは？ テレワークが推進されているとはいえ、自社の業務は遠隔で行えないと判断されている企業も多いでしょう。しかし、そのような企業においても少し視点を変えれば、サテライトオフィスの導入が現実的なものになるかもしれません。 例えば、前述のように、顧客間移動が頻?にある営業職においては、サテライトオフィスをテレワークの主軸に置くことは賢い戦略です。 完全在宅で問題ない場合や、完全出社が必要な場合においても、スポット的な利用であれば、生産性や従業員満足度の向上に良い影響を及ぼすのではないでしょうか。 こうした側面を鑑みれば、「すべての企業にとって、サテライトオフィスは導入する価値がある」と言えます。 今こそ！天翔オフィスをサテライトオフィスとして使おう！ 1.最短1ヵ月から利用可能 天翔オフィスは、最短１カ月からご利用できます。一時的なサテライトオフィスとして、当面の本社オフィスとして、また、短期のプロジェクトとしても最適です。 １カ月ごとに期限を延ばすことも可能ですので、サテライトオフィスとしての利用期間が決まっていない場合もご心配は不要です。 さらに、急遽サテライトオフィスの解約の必要性が生じた場合には、１カ月前に解約を知らせていただければOK！違約金も一切いただきません。試験的にサテライトオフィスを設置してみたい、と、お考えのお客様は、最短１カ月から始めてみてはいかがでしょう。 2.24時間365日利用可能 天翔オフィスは、お客様の多種多様な業種のニーズに合わせ、24時間、365日、いつでもオフィスが使えるようになっております。 リスクヘッジの役割もこなすサテライトオフィス、土日祝日いつでも稼働できるよう、電気や空調が時間で止まることはありません（※工事や停電の場合を除く）。 なお、完全個室タイプのオフィスは、そのほとんどに窓がついており、換気をしてリフレッシュしながら仕事ができるよう工夫がされています。 3.リーズナブル、かつ明朗な会計 天翔オフィスは、高品質なオフィスを低価格でご提供しております。あくまでサテライトオフィス、あくまで一時利用、なるべくコストを抑えたい、と、考えられているお客様にもぴったりです。敷金礼金は不要、初期費用は契約金と初月お家賃のみ。2か月目からはお家賃のみとなります。 また、サテライトオフィスは、本社等から離れた小さなオフィスのことで、１か所である必要はありません。 天翔オフィスの格安なオフィスであれば、都内にいくつもサテライトオフィスを設置することが可能です。 4.都内一等地に多数の拠点 天翔オフィスは東京都内、東京23区の一等地に21拠点（2020年7月現在）。 そのほとんどが最寄り駅より徒歩５分圏内にあり、アクセスは抜群！ サテライトオフィス勤務となる社員の方の、通勤の負担も軽減されます。 また、東京に本社があり、本社近くにサテライトオフィスを設けたいと考えているお客様にはもってこいです。 5.無料サービスが充実 天翔オフィスでは、多くの無料サービスがあります。 ビジネスに必須のインターネットは使い放題です。 オンライン予約ができる無料会議室は人気が高く、毎日多くのお客様にご利用いただいております。 本社とサテライトオフィスのオンライン会議で使われるお客様もいらっしゃいます。 さらに、オフィス内のデスクとチェアも無料で貸出し。社員の方の増員減員に伴い、必要不要となった場合は、 追加と撤去を迅速に行っています。 6.郵便物の転送サービス サテライトオフィスでの勤務と、在宅勤務を併用されるお客様の場合は、有料になりますが、１週間に１度、郵便物の転送サービスも行っております。在宅勤務をしながら必要な時にサテライトオフィスで仕事をする、というお客様にご利用いただきたいサービスです。 天翔オフィス利用企業一覧（2020年7月現在） 社会保険労務士事務所千代田社労士事務センター（社会保険労務士事務所）ナレッジマート（人材紹介業）株式会社shorma（情報処理サービス）ソファーベッド通販.com（ネット通販、ホームページ作成）サイバークルー株式会社（記帳・経理代行）Folium（フォリウム）（Tea・ハーブのスクール・販売）港公認会計士税理士事務所（会計事務所）あかざわ行政書士事務所（行政書士事務所）株式会社ジェノテク（医療技術開発・SEABINの販売）ノバセラ(株)（再生医療製品並びに医療ビッグデータ解析受託）(株)TAO（映像制作・WEB制作etc.）東京青山司法書士事務所（司法書士事務所）荒巻陽子行政書士事務所（行政書士事務所）ジャパンビジネスイノベーション(株)アダチ中小企業診断士事務所（経営コンサルタント、中小企業診断士）BIG TREE株式会社（金融商品仲介業（所属金融商品取引業者：SBI証券））大唐株式会社（不動産）イントランスHRMソリューションズ(株)（社員研修・セミナー）(株)NEW LINE（マンガ広告）CREEDO（webサービス）(株)デイジーワークス（企業プロモーション・人材派遣業）看護医療系web予備校アインスtokyo（学習塾）メディアパーティ株式会社（映像制作、レンタルアート、移動型フォトスタジオ）ピーアンドディーパートナーズ(株)（情報提供）(株)Next 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