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今後オフィスは不要になる?テレワーク時代のオフィスの意義とは

テレワークの導入が進み、「オフィスでなくても仕事ができる」と気付かされた方も少なくないでしょう。一方、オフィスを構えているほうは賃料や維持費が気になるところです。

「出勤の必要がないなら、オフィス自体が不要なのではないか」と、オフィスの意義を再考するきっかけになったという企業も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、今後オフィスは不要になっていくのか、オフィスにはどういった意義があるのかを確認していきましょう。

コロナの影響で「オフィス不要」の意見が増加

2020年、新型コロナウイルスが猛威を振るう現在。4月に発出された緊急事態宣言以降、感染拡大防止の観点から、「勤務時間短縮」「時差出勤」「テレワーク・リモートワーク」といった、混雑回避を念頭に置いた働き方が推奨されるようになりました。

特に、テレワークにおいては、「働き方改革推進支援助成金」などで設備導入に対しての助成制度が設けられたこともあり、新たにテレワークを導入する企業も増えたといいます。

これまではオンラインでは無理だと考えられていた業務も「やってみたらテレワークでも十分対応できる」と感じた方も多いでしょう。もちろん、オンラインでは難しい業務もあります。しかし、職種や業務内容によっては自宅やサテライトオフィスでも問題なく成立する仕事が多いと明らかになり、「オフィスは不要なのではないか」という意見が増えてきています。

ここからは、オフィスの必要性について調査したデータを見てみましょう。

株式会社ゼニスは、小規模の個人事業主や従業員数5名以下の企業経営者に対して調査をおこないました。この調査によると「コロナ禍で働き方が変わるなか、オフィスは必要と思うか?」という質問に対して、「不要」と回答したのは40.0%。経営者の34.4%が「オフィスの代わりにバーチャルオフィスを検討した」と回答しました。

一方、ザイマックス総研も緊急事態宣言解除からすぐの6月に、全国の企業を対象にした調査をおこないました。新型コロナウイルス収束後のオフィスについての質問では、46.5%の企業が「メインオフィスとテレワークの両方を使い分ける」と回答。

「コロナ収束後は以前同様に戻り、あまり変わらない」という企業も26.5%あり、「テレワークを拡充しメインオフィスを縮小する」と回答した企業はわずか14.3%となりました。

しかし同時に、従業員数が1000人を超える大企業や東京23区内にある企業は、「テレワークを拡充しメインオフィスを縮小する」と回答した割合が多かったといいます。

これらのデータから、従業員数の多い大企業や都心に近い企業は、メインオフィスはなくさないもののテレワークも取り入れる「ハイブリット型」を選び、従業員数の少ない企業は「オフィス不要派」が多い傾向にあることがわかります。

オフィスがあるメリット・デメリットとは

「オフィス不要」という意見がある一方で、「メインオフィスはなくさない」という企業も多いのは何故なのでしょうか。ここでは、オフィスがあるメリット・デメリットを整理してみましょう。

オフィスがあるメリット

前の章でも触れた株式会社ゼニスの調査では、オフィスのメリットとして以下の回答がありました。

・コミュニケーションの場となる(49.4%)
・作業場所の確保(36.8%)
・会議や打ち合わせ場所となる(30.2%)
・法人登記のための住所がある(24.5%)
・企業理念や企業文化の醸成(17.1%)
・法人口座の開設がしやすい(15.3%)

この回答によると、約半数がコミュニケーションの場としてオフィスを捉えていることがわかります。従業員や取引先の担当者と対面で会議や打ち合わせができることをメリットに感じている経営者も多いようです。

また、オンとオフを分けたい、自宅では業務を進めにくいと考えている方は、作業場所としてもオフィスの意義を見出しています。手続き上の利便性もオフィスを構えるメリットです。

オフィスがあるデメリット

続いて、オフィスのデメリットに関する回答を見てみましょう。

・コストが発生する(48.8%)
・通勤の手間が発生する(48.1%)
・勤務地が制限される(28.5%)
・職場の人間関係に悩まされる(26.6%)
・生産性を下げる要因が多い(9.6%)

コストがかかることや出勤の手間がデメリットだと感じているのが約半数近くに上る結果となりました。テレワーク導入が進んだことで「ほとんどの従業員が出社していないのにオフィスの賃料・維持費がかかる」といったケースは多く、交通費支給のコストが減ったという企業もあるでしょう。

通勤の手間や勤務地の制限があったことや人間関係に悩まされていたことは、テレワークになって初めて、オフィスがあることのデメリットだと認識した企業も多いかもしれません。

大手IT企業が「オフィス不要」としない理由

テレワークの導入が進んだことによって、「必ずしもオフィスは必要不可欠ではない」との意見が出てきた一方で、「質の高いテレワークを実現させるうえでは、むしろオフィスの重要性が高まる」という意見があるのも事実です。

実際に、GoogleやFacebookをはじめとする大手IT企業は、縮小するどころかむしろオフィスに多大な投資をしています。新たな価値観をユーザーに提供するようなイノベーションが重視される分野では、社員間で情報交換や議論、あるいは雑談など偶発的な会話によって、良いアイデアが生まれることも少なくありません。大手IT企業のなかには、こういった偶発的な出会いが社内で生まれやすくなるように無料のカフェスペースやジム、プールなどを設置している企業もあるくらいです。

別々の空間で業務を進めるテレワークでは、偶発的な出会いから生まれる新たなアイデアを得るのは非常に難しいでしょう。

テレワークの課題解決にはサテライトオフィスという方法も

多様なアイデアが必要で偶発的な出会いが重要になる分野の仕事がある一方で、一定の事務作業など、テレワークに向いている業務も存在します。一人で黙々と作業を進めるタイプの仕事は、テレワークにすることによって生産性の向上が見込めるほか、業務中の休憩回数や従業員の病欠日数の減少にもつながります。

コールセンターの業務を在宅勤務とオフィス勤務に分けてパフォーマンスを測定した実験では、在宅勤務をしていた従業員はパフォーマンスが向上しただけでなく、満足度が高まり離職率も約50%減少したという結果となりました。

しかし、成績の良かった従業員は実験後も引き続き在宅勤務を希望したものの、テレワークの孤独感から多くの従業員がオフィス勤務に戻ることを希望したとされています。

この実験からわかるのは、「テレワークは職種や業務内容によっては非常にメリットが多いが、従業員の孤独感やモチベーション維持が課題となる」ということです。

テレワークの課題解決には、サテライトオフィスを活用するのも選択肢の一つです。通常のオフィスでは、維持するために多くのコストがかかりますが、レンタルオフィスの形であればコストは抑えられます。また、テレワークをすることになった個人が「自宅ではモチベーションが維持できないから」という理由で借りたり、孤独感を和らげるために少人数単位で借りたりすることも可能です。

感染リスクとコストを抑えながら、テレワークで得られる生産性の向上などが見込めるサテライトオフィス。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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