テレワークテレワークのコラム一覧 | 東京の格安レンタルオフィス【天翔オフィス】

テレワークの導入が進み、「オフィスでなくても仕事ができる」と気付かされた方も少なくないでしょう。一方、オフィスを構えているほうは賃料や維持費が気になるところです。 「出勤の必要がないなら、オフィス自体が不要なのではないか」と、オフィスの意義を再考するきっかけになったという企業も多いのではないでしょうか。 そこで今回は、今後オフィスは不要になっていくのか、オフィスにはどういった意義があるのかを確認していきましょう。 コロナの影響で「オフィス不要」の意見が増加 2020年、新型コロナウイルスが猛威を振るう現在。4月に発出された緊急事態宣言以降、感染拡大防止の観点から、「勤務時間短縮」「時差出勤」「テレワーク・リモートワーク」といった、混雑回避を念頭に置いた働き方が推奨されるようになりました。 特に、テレワークにおいては、「働き方改革推進支援助成金」などで設備導入に対しての助成制度が設けられたこともあり、新たにテレワークを導入する企業も増えたといいます。 これまではオンラインでは無理だと考えられていた業務も「やってみたらテレワークでも十分対応できる」と感じた方も多いでしょう。もちろん、オンラインでは難しい業務もあります。しかし、職種や業務内容によっては自宅やサテライトオフィスでも問題なく成立する仕事が多いと明らかになり、「オフィスは不要なのではないか」という意見が増えてきています。 ここからは、オフィスの必要性について調査したデータを見てみましょう。 株式会社ゼニスは、小規模の個人事業主や従業員数5名以下の企業経営者に対して調査をおこないました。この調査によると「コロナ禍で働き方が変わるなか、オフィスは必要と思うか？」という質問に対して、「不要」と回答したのは40.0％。経営者の34.4％が「オフィスの代わりにバーチャルオフィスを検討した」と回答しました。 一方、ザイマックス総研も緊急事態宣言解除からすぐの6月に、全国の企業を対象にした調査をおこないました。新型コロナウイルス収束後のオフィスについての質問では、46.5％の企業が「メインオフィスとテレワークの両方を使い分ける」と回答。 「コロナ収束後は以前同様に戻り、あまり変わらない」という企業も26.5％あり、「テレワークを拡充しメインオフィスを縮小する」と回答した企業はわずか14.3％となりました。 しかし同時に、従業員数が1000人を超える大企業や東京23区内にある企業は、「テレワークを拡充しメインオフィスを縮小する」と回答した割合が多かったといいます。 これらのデータから、従業員数の多い大企業や都心に近い企業は、メインオフィスはなくさないもののテレワークも取り入れる「ハイブリット型」を選び、従業員数の少ない企業は「オフィス不要派」が多い傾向にあることがわかります。 オフィスがあるメリット・デメリットとは 「オフィス不要」という意見がある一方で、「メインオフィスはなくさない」という企業も多いのは何故なのでしょうか。ここでは、オフィスがあるメリット・デメリットを整理してみましょう。 オフィスがあるメリット 前の章でも触れた株式会社ゼニスの調査では、オフィスのメリットとして以下の回答がありました。 ・コミュニケーションの場となる（49.4％）・作業場所の確保（36.8％）・会議や打ち合わせ場所となる（30.2％）・法人登記のための住所がある（24.5％）・企業理念や企業文化の醸成（17.1％）・法人口座の開設がしやすい（15.3％） この回答によると、約半数がコミュニケーションの場としてオフィスを捉えていることがわかります。従業員や取引先の担当者と対面で会議や打ち合わせができることをメリットに感じている経営者も多いようです。 また、オンとオフを分けたい、自宅では業務を進めにくいと考えている方は、作業場所としてもオフィスの意義を見出しています。手続き上の利便性もオフィスを構えるメリットです。 オフィスがあるデメリット 続いて、オフィスのデメリットに関する回答を見てみましょう。 ・コストが発生する（48.8％）・通勤の手間が発生する（48.1％）・勤務地が制限される（28.5％）・職場の人間関係に悩まされる（26.6％）・生産性を下げる要因が多い（9.6％） コストがかかることや出勤の手間がデメリットだと感じているのが約半数近くに上る結果となりました。テレワーク導入が進んだことで「ほとんどの従業員が出社していないのにオフィスの賃料・維持費がかかる」といったケースは多く、交通費支給のコストが減ったという企業もあるでしょう。 通勤の手間や勤務地の制限があったことや人間関係に悩まされていたことは、テレワークになって初めて、オフィスがあることのデメリットだと認識した企業も多いかもしれません。 大手IT企業が「オフィス不要」としない理由 テレワークの導入が進んだことによって、「必ずしもオフィスは必要不可欠ではない」との意見が出てきた一方で、「質の高いテレワークを実現させるうえでは、むしろオフィスの重要性が高まる」という意見があるのも事実です。 実際に、GoogleやFacebookをはじめとする大手IT企業は、縮小するどころかむしろオフィスに多大な投資をしています。新たな価値観をユーザーに提供するようなイノベーションが重視される分野では、社員間で情報交換や議論、あるいは雑談など偶発的な会話によって、良いアイデアが生まれることも少なくありません。大手IT企業のなかには、こういった偶発的な出会いが社内で生まれやすくなるように無料のカフェスペースやジム、プールなどを設置している企業もあるくらいです。 別々の空間で業務を進めるテレワークでは、偶発的な出会いから生まれる新たなアイデアを得るのは非常に難しいでしょう。 テレワークの課題解決にはサテライトオフィスという方法も 多様なアイデアが必要で偶発的な出会いが重要になる分野の仕事がある一方で、一定の事務作業など、テレワークに向いている業務も存在します。一人で黙々と作業を進めるタイプの仕事は、テレワークにすることによって生産性の向上が見込めるほか、業務中の休憩回数や従業員の病欠日数の減少にもつながります。 コールセンターの業務を在宅勤務とオフィス勤務に分けてパフォーマンスを測定した実験では、在宅勤務をしていた従業員はパフォーマンスが向上しただけでなく、満足度が高まり離職率も約50%減少したという結果となりました。 しかし、成績の良かった従業員は実験後も引き続き在宅勤務を希望したものの、テレワークの孤独感から多くの従業員がオフィス勤務に戻ることを希望したとされています。 この実験からわかるのは、「テレワークは職種や業務内容によっては非常にメリットが多いが、従業員の孤独感やモチベーション維持が課題となる」ということです。 テレワークの課題解決には、サテライトオフィスを活用するのも選択肢の一つです。通常のオフィスでは、維持するために多くのコストがかかりますが、レンタルオフィスの形であればコストは抑えられます。また、テレワークをすることになった個人が「自宅ではモチベーションが維持できないから」という理由で借りたり、孤独感を和らげるために少人数単位で借りたりすることも可能です。 感染リスクとコストを抑えながら、テレワークで得られる生産性の向上などが見込めるサテライトオフィス。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。 今こそ！天翔オフィスでサテライトオフィス！

新たにテレワークを導入することになったという企業は多いです。自宅だけでなく自由な場所で仕事ができるのは大きなメリットですが、「インターネットさえあればできる」というものでもありません。最も気を付けたいことは、セキュリティ対策についてです。安全にテレワークをするためには、どういった点に注意すればよいでしょうか？ 今回は、テレワークの際のセキュリティ対策の注意点について解説します。 テレワークにおけるセキュリティ対策の必要性 テレワークをするにあたって、セキュリティ対策は必須です。万が一、機密性の高い情報が漏えいするとサイバー犯罪の被害に遭ってしまう可能性もありますし、個人情報が流出すると、詐欺など悪質な犯罪に巻き込まれるかもしれません。 また、不十分なセキュリティ対策では、会社や従業員が被害に遭うだけでなく、加害者になってしまうことも考えられます。社内で管理している顧客リストが流出する、テレワークで使っているパソコンがウイルス感染して社内や取引先にウイルスを広げてしまう、詐欺などの犯罪の加担をしてしまうといったことも、ありえないことではないのです。 以下には、特に注意しておきたい状況を挙げています。どういったリスクがあるか、注意点を確認しましょう。 業務データの持ち運び USBなどでの業務データの持ち運びは、盗難や紛失による情報漏えいのリスクがあります。USBがウイルスに感染していると、そのUSBを使用することによってほかのパソコンにも感染を広げてしまうおそれも。また、クラウドサービスは、個人利用のオンラインストレージやフリーメールから情報漏えいの可能性もあるので注意しましょう。 カフェなど公共の場での業務 自宅ではなかなか集中できないと、カフェなど公共の場所で仕事を進める方もいるでしょう。しかし、不特定多数の人が集まるような場所では、直接パソコン画面をのぞき見されて情報が洩れてしまうことが考えられます。 また、オンライン会議でイヤホンをしていると、周りの音が聞こえづらい状態になっています。そういった場合、つい声が大きくなってしまい、会議の会話が周囲に聞こえてしまう可能性もあります。 加えて、公共のWi-Fiの利用は十分に注意しなければいけません。公共Wi-Fiのなかには、セキュリティが不十分なものも多いです。悪意のある詐欺Wi-Fiが含まれていることもあるため、できる限り利用しないのが一番です。 私物の端末や家庭用のネットワーク利用 会社から支給された端末ではなく、個人の私物の端末を利用する場合や、家庭用Wi-Fiなどのネットワークを使う場合にもセキュリティには注意する必要があります。個人でセキュリティ対策をする場合、個人の知識やモラルによって対策の仕方が異なるため、オフィスで使用するものよりもセキュリティが甘いことも少なくありません。 家庭用Wi-Fiのルータのセキュリティ面に問題があった場合、第三者の不正侵入や不正サイトへの誘導の可能性があるほか、ウイルス感染のリスクもあります。 テレワークでやるべきセキュリティ対策6つと注意点 どういったシーンでセキュリティ対策が必要かわかったところで、続いてはテレワークをするならやっておきたい最低限のセキュリティ対策と注意点を解説します。 OSやソフトのこまめな更新 パソコンに入っているOSやソフトは、更新プログラムが提供されたらすぐに更新するようにしましょう。こまめな更新をして常に最新バージョンを適用していることで、セキュリティ面の脆弱性を修正することができます。 セキュリティソフトやアプリを利用 従業員個人の私物端末を業務に使用する場合には、必ずセキュリティソフトやアプリを入れておくようにしましょう。これらのソフトやアプリは、OSと同様に、更新プログラムが提供されたらこまめに更新し、常に最新の状態を保っておく必要があります。 セキュリティ機能付きUSBや信頼できるクラウドサービスの利用 パソコンを使って業務をするときには、必ずといって良いほどUSBやクラウドサービスを利用することになります。前の章でもご紹介したとおり、USBやクラウドサービスを使う際には特にセキュリティ面に注意しなければいけません。 USBは、テレワークに使う場合データの暗号化ができたりウイルス対策の機能が備わっていたりするものを選びましょう。 クラウドサービスを利用する場合は、運営元が信頼できるサービスを選ぶのが基本です。IDやパスワードはついつい使い回してしまいがちですが、セキュリティ面を考えると使い回しは避けるべきといえます。また、USB、クラウドサービスともに、利用後はデータを保存したままにせず、削除するように心がけましょう。 公共のWi-Fiを使う場合はVPNサービスを テレワークで、会社の情報を取り扱う必要がある場合は、できるだけ公共のWi-Fiは避けるほうが無難です。通信するときには職場が指定したアクセス方法でおこなうのが基本です。 どうしても公共のWi-Fiを利用しなければいけないときには、通信内容の盗み見や改ざんを防ぐために、信頼のできるVPNサービスを利用するようにしましょう。 端末やUSBの盗難、紛失に注意 テレワークをする場合には、どうしてもパソコンそのものやUSBなどでデータを持ち出ししなければいけません。これについては、「自分がしっかりと盗難や紛失に注意すること」が一番のセキュリティ対策だといえます。 とはいえ、気を付けてさえいれば完全に防げるというものではありません。少しでもリスクを減らすために、不要な持ち出しは極力控えるように心がけましょう。USBや端末は、データ暗号化が有効になっているか確認し、パスワードの設定も忘れずに行いましょう。 公共の場でののぞき見や会話に注意 自宅だけでなく、自由なところで仕事ができるのがテレワークの魅力の一つです。セキュリティ面が不安だということはわかっていても、自宅以外のほうが仕事が捗るという方もいるかもしれません。 公共の場で業務を進める場合には、のぞき見やオンライン会議での話し声が周囲に聞こえないように注意しましょう。誰かに見られてしまうおそれのあるような場所でパソコンを開く可能性があるのなら、のぞき見防止フィルムなどで対策しましょう。また、のぞき見を防止できるソフトも公開されているので、これらを活用するのもおすすめです。 サテライトオフィスを活用して安全なテレワークを セキュリティ対策がしっかりしたテレワーク環境が職場から提供されている場合は安心ですが、従業員個人の私物端末を業務に使う必要がある場合には、従業員それぞれがご自身でセキュリティ対策を見直さなくてはいけません。 しかし、ITに対してあまり知識が深くない方や職場に相談できるシステム管理者がいない場合は、適切なセキュリティ対策ができてない可能性も高いです。このようにセキュリティ対策に不安がある場合には、サテライトオフィスを活用するというのも選択肢の一つです。 サテライトオフィスは、ウイルス感染や情報漏えいなどのリスク管理が行き届いているところも多く、自宅ではなかなか業務に集中しづらいという方も、より安心して業務に臨めます。 サテライトオフィスの多くは、法人だけでなく、個人がレンタルオフィスとして借りることもできます。新たにテレワークをすることになり、自宅ではセキュリティ面に不安があるという方にも、サテライトオフィスはおすすめです。 今こそ！天翔オフィスでサテライトオフィス