シェアオフィスとは？特徴やメリット、選び方を解説
現在、働き方改革とともにSOHO※をはじめとする、時間や場所にとらわれないワークスタイルが浸透し、従来のオフィス業務とは異なる働き方が注目されています。そうした状況のなかで、大手不動産会社などがワークスペースを共有で利用する「シェアオフィス」を、都市部を中心に次々とオープンさせ、多くの人々が利用しています。
この記事を読んでいる方も、シェアオフィスに興味があるのではないでしょうか。そこで今回は、シェアオフィスの特徴から、メリット・デメリット、選び方のポイントまでご紹介します。
※「スモールオフィス・ホームオフィス」の略称。自宅や小規模の事務所などで仕事をする業務形態を指します。
目次
シェアオフィスとは？特徴や機能
シェアオフィスは、運営する会社によってさまざまなタイプのものがあります。この章では、一般的なシェアオフィスの特徴や機能について見ていきます。
シェアオフィスとは
シェアオフィスとは、スペースを複数の企業や個人が共同で利用するオフィス形態のことです。基本的には専用のスペースはなく、フリーアドレス形式で利用します。一般的な賃貸オフィスでは、利用場所が固定されますが、シェアオフィスなら自由に働きたい場所を選べます。
シェアオフィスの特徴
シェアオフィスの最大の特徴は、複数の企業や個人が共同で利用するため、賃料や光熱費などのコストを最小限に抑えることができます。その他にも、一般的な賃貸オフィスと異なり、企業間の垣根がないため、さまざまな業種の方々との人脈形成が行いやすい環境にあります。
シェアオフィスの機能
シェアオフィスの主な機能は以下の4つです。
①来客対応
多くのシェアオフィスは会議室やミーティングルームを設置しているため、来客、打ち合わせにも対応可能です。
②仕事スペースの提供
仕事をする共有スペースが提供される上に、あらかじめビジネスに必要なオフィス機器や電子機器も完備されています。新たに機器を購入する必要がないため、契約後すぐに業務を始めることができます。
③住所利用
基本的にシェアオフィスでは、住所を利用することができます。住所を名刺やホームページに記載することもできるため、取引先や利用者に安心感を与えられます。また、法人登記の住所としても利用可能なところが多いため、法人化したい場合にも問題ありません。
④電話代行や郵便物の受け取り
シェアオフィスは、電話代行や郵便物受取サービスがあるところがほとんどです。そのため、ビジネスをする上で非常に便利です。
シェアオフィスとレンタルオフィスの違い
シェアオフィスと似たものにレンタルオフィスがあります。これらの違いがわからない、という方もいるのではないでしょうか。ここでは、シェアオフィスとレンタルオフィスの違いについて見ていきましょう。
個室かフリーアドレスかの違いが一般的
一般的には、個室をレンタルするものがレンタルオフィス、フリーアドレス形式で業務空間を提供するのがシェアオフィスと考えて問題ありません。シェアオフィスには、個別ブースや個別席があるものもありますが、レンタルオフィスの場合は、はじめから個室をレンタルします。そのため、個室かフリーアドレスかの違いが、レンタルオフィスとシェアオフィスの違いと言えるでしょう。
企業によって定義に違いがある
シェアオフィスは企業によって定義が異なります。シェアオフィスはフリーアドレス形式ですが、個別ブースや個別席を用意していることもあります。さらに、持ち込んだパソコンなどを保管するロッカーを提供する企業もあります。一概にシェアオフィスには個室がない、というわけではありません。
シェアオフィスのメリット
シェアオフィスには多くのメリットがあります。これらのメリットを理解し、オフィス選びの参考にしてください。
コミュニケーションが図れる
シェアオフィスは共有スペースで仕事をすることから、入居者同士でコミュニケーションが取りやすく、他社との交流が盛んになります。また、さまざまな業界・業種の方と出会って人脈を形成できるため、ビジネス上のチャンスを得られることも珍しくありません。
好立地にオフィスを構えることができる
シェアオフィスの多くは、主要駅の近くやビジネス街など、アクセスの良い場所にあります。そのため、通勤や営業活動がスムーズにできて非常に便利です。さらに、知名度や利便性の高い場所にオフィスを構えることは、会社のステータスにもなります。
初期費用を大幅に削減できる上にすぐ仕事を始められる
賃貸オフィスを契約するには、敷金や礼金・保証金などを支払う必要があるため、高額な初期費用がかかります。しかし、シェアオフィスなら敷金や礼金・保証金などは不要で、入会金や初月賃料を支払うだけでオフィス機能を利用でき、初期費用を大幅に抑えることが可能です。
また、ビジネスに必須のデスクやチェア、複合機(コピー・ファクシミリ)も用意されているため、契約後すぐに業務を開始することができます。
月額の賃料が安い
月額の賃料が安いこともメリットのひとつです。都内でも、賃料の相場は月2～3万円ほどと大変安価です。基本的に、都内で賃貸オフィスを借りるとなると、月10万円以上は必要です。しかし、シェアオフィスなら一等地を低コストで利用できるため、ランニングコストを削減できます。
シェアオフィスのデメリット
シェアオフィスは多くのメリットがある反面、注意すべきデメリットもあります。シェアオフィスを利用する場合には、デメリットも把握しておきましょう。
周囲の騒音が気になる
共有スペースで仕事をすると周囲に他の利用者もいるため、物音や電話の音が気になる場合があります。そのことから、集中して仕事を行う際は、サイレントスペースなどの静かに仕事ができるスペースがあるシェアオフィスを選択することをおすすめします。
個人情報の取り扱いに気をつけよう
シェアオフィスでは、複数の企業・個人がスペースを共有するという性質上、セキュリティが甘くなる傾向があります。契約書や機密情報が書かれている文書や、パソコンのデータなどの重要な情報の取り扱いには、特に注意が必要となります。
シェアオフィスはどんな人に向いている？
シェアオフィスは、フリーランスやスタートアップ企業に向いています。シェアオフィスに向いている職業としていくつか例を挙げます。
コンサルタント
コンサルタントはこれまでの経験や実績に加えて、信頼性を求められる職業です。シェアオフィスはビジネス街の中心地などにある場合が多く、住所を名刺などに記載することで、信頼を得られやすくなります。
また、コンサルティングの種類にもよりますが、リモートでのコンサルティングというものも現代では珍しくありません。客先へ出向くことも多く、オフィスを構える必要性は少なくなってきていると言えるでしょう。シェアオフィスを利用すると、さまざまな業種の方々との出会いが豊富です。そのため、新たなビジネスチャンスをつかみやすくなります。
カウンセラー
カウンセラーは、クライアントとのカウンセリング以外は、個別のスペースを必要とすることが少ない職業です。シェアオフィスのなかには、静かに仕事をするためのサイレントスペースを用意しているところもあります。個室の会議室などもカウンセリングをするためのスペースとしても利用可能です。
また、シェアオフィスは比較的新しく建てられたオフィスが多いため、清潔感があり、居心地の良い空間となっている場合が多いです。カウンセラーはカウンセリング場所さえ確保できれば仕事ができるため、さまざまなコストを抑えることができるシェアオフィスはおすすめです。
ライターやデザイナー
ライターやデザイナーは、基本的にパソコンがあれば仕事ができます。フリーランスとして活躍する人が多い職業であり、自宅でも仕事は可能です。しかし、人によっては自宅では集中しづらい、といった悩みもあり、集中できる環境としてシェアオフィスを利用するケースが多くなっています。
さらに、ライターやデザイナーは、他者とのつながりが直接ビジネスにつながることもあるクリエイター職です。そのため、さまざまな業種の方と出会うことで、ビジネスチャンスに発展することも期待できます。シェアオフィスを通じた出会いによって仕事の幅を広げられます。
シェアオフィスの利用に向いていないのは？
反対にシェアオフィスの利用に向いていない方もいます。どんな職業の方がシェアオフィスに向いていないのか見ていきましょう。
税理士や行政書士のような士業
税理士や行政書士などの士業の方は、事務所を開くための条件を満たせない可能性があります。その条件は「情報漏えい防止のための占有スペースを設けていること」というものです。シェアオフィスでは難しいものですが、レンタルオフィスであれば条件を満たすことが可能です。
天翔のレンタルオフィスでは、士業の住所としても利用できる個別スペースを用意しています。士業の方で、事務所をお探しの方は、以下の記事も参考にしてください。
その他、占有スペースの条件がある業種の方
製造業では大型の機械が必要となり、店舗を必要とするビジネスでも占有スペースが必要となります。そのため、そのような業種の方にはシェアオフィスに向いていないでしょう。ただし、店舗ビジネスや製造業の方でも、事務作業を行うためのバックオフィスとして、シェアオフィスを利用する例はあります。占有スペースが必要な業種の方は、基本的にはシェアオフィスは適さないため、利用方法を考える必要があります。
機密情報を扱う業種の方
シェアオフィスは、フリーアドレス形式が一般的です。そのため、セキュリティの観点から機密情報を扱うことは難しいです。人材派遣や職業紹介などの業種の方も、士業の方と同じく「情報漏えい防止のための占有スペースを設けていること」が開業の条件となります。機密情報を扱う業種の方は、シェアオフィスに向いていないでしょう。
シェアオフィスの選び方のポイント
最後に、シェアオフィスを選ぶ際の4つのポイントを紹介します。シェアオフィスを選ぶときに、どんなことに注意すれば良いのか見ていきましょう。
立地条件は良いか？
多くのシェアオフィスは、都心や主要駅に近いエリアに集まっています。しかし、なかには例外もあるため、事前に立地を確認することが大切です。できれば、実際にオフィスに足を運び、駅から何分くらいかをチェックすると良いでしょう。
設備は充実しているか？
設備やサービスが充実しているかどうかも大切なポイントのひとつです。シェアオフィスに備え付けられた設備やサービスには、次のようなものが挙げられます。
- 受付サービス
- 複合機(コピー・ファクシミリ)などの設備
- 商談スペース
- 郵便物の受け取り、発送サービス
- フリードリンクサービス
- 24時間利用可能
あなたが求める設備やサービスが充実しているかどうかは、シェアオフィスの使い勝手に直結します。そのため、選ぶ際にはしっかりと確認しましょう。
他の利用者の雰囲気はどうか？
他の利用者の雰囲気もシェアオフィスを選ぶ上で重要なポイントです。実際に利用して「少し合わないな…」という人がいると、出勤することが嫌になってしまいます。対策として、契約前にオフィスを見学し、オーナーや利用者に雰囲気を聞いてみることをおすすめします。
法人登記ができるか？
基本的にシェアオフィスは法人登記が可能ですが、なかには規約などで不可能な場合があります。そのため、法人登記ができるかどうかを事前に確認しておくことが重要です。
まとめ
シェアオフィスはレンタルオフィスと異なり、フリーアドレス制のオフィス形態です。基本的には、共有スペースで作業することになりますが、場合によっては個別ブースや個別スペースを用意しているものもあります。
シェアオフィスは業種によっては向き不向きがあるため、注意が必要です。シェアオフィスを選ぶ際には、メリット・デメリットはもちろんのこと、注意すべきポイントも理解した上で、条件を満たす物件・プランを焦らず慎重に選びましょう。
